Re: Important request from Chantal for a zoom

We have to do what we have to do. Thanks for letting me know. I will pass
it along to Julie.

On Mon, Feb 6, 2023 at 4:45 PM Timothy Thomas <tt@homecareassistance.com>
wrote:

> Hi Angie,
>
> I wanted to loop you in on this.
>
> Below is what has been requested by our consulting firm in preparation for
> our french language audit in Montreal. I've convinced Tim Sr to support me
> with this project but it's becoming a fairly heavy lift. I doubt anyone
> from HQ can assist us with this, so he will be incurring some additional
> hours of work as a result. Let me know what you think.
>
> Thanks
> Tim
>
> ---------- Forwarded message ---------
> From: Lauren Candice <Lauren@gpconceptal.com>
> Date: Mon, Feb 6, 2023 at 4:18 PM
> Subject: Important request from Chantal for a zoom
> To: Tim Thomas <tt@homecareassistance.com>, Tim Thomas <tthomas@thekey.com
> >
> Cc: Chantal Larouche <Chantal@gpconceptal.com>
>
>
> Hi Timothy,
>
>
>
> Thank you for sending over the recent communication from the OQLF.  In
> order for her to prepare a draft response, she would appreciate having a
> meeting with you to understand where you are with the creation of the
> French Committee (what steps you have achieved so far, where you are).
> Also, how far were you able to get with gathering the information that was
> listed in our email sent on January 13th with a follow up email sent on
> January 30th. Below is a cut and paste of the documents to prepare prior
> to your OQLF audit.
>
>
>
> *List of French documents to prepare and sent to OQLF prior on-site visit
> to reduce the number of hours requested for the meeting. Please prepare and
> sent to us by January 30th 2023.  *
>
>
>
> *PENDING*
>
> *RECEIVED*
>
> *COMMENTS*
>
> *Written communication:* Written instructions and guidelines to the
> team,  (3-5 in FR 2021-2022)
>
>
>
>
>
>
>
> Written communication: Written instructions and guidelines to the
> caregivers,  (3-5 in FR 2021-2022)
>
>
>
>
>
>
>
> *Written communication*: Individual written instructions and directions
> (3-5 in FR 2021-2022)
>
>
>
>
>
>
>
> *Written communication:* Administrative training materials  (3-5 in
> examples 2021-2022)
>
>
>
>
>
>
>
> *Written communication:* Caregiver training materials (3-5 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Administrative documents:* Contract (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Expense report (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Pension Plans
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Performance Appraisal (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Pay stub (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Job Description (3-5 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Safety Procedure Documents (3-5 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Caregivers health and safety guidelines (1-3 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Business cards *(3-5 samples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Visitors cards (3-5 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Work procedures Caregivers (3-5 examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Internal rules and regulations Office staff (1-3
> examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Internal rules and regulations Caregivers (1-3
> examples)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Welcome kits (pdf)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Pay equity (PDF)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Messages vocaux
>
>
>
>
>
> (to ensure all voicemail are bilingual)
>
> Human Resources: Employment contracts (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* A to Z hiring process (1 example)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources:* Work schedules (virgin template)
>
>
>
>
>
>
>
> *Human Resources: *Group insurance documents
>
>
>
>
>
>
>
> *Production documents: *Purchase Orders (template)
>
>
>
>
>
>
>
> Patient/client forms; (template)
>
>
>
>
>
>
>
> Patient/client information assessment (template)
>
>
>
>
>
>
>
> Your enterprise’s catalogues and pamphlets (those in French)
>
>
>
>
>
>
>
> The job application forms used by your enterprise are in French (virgin
> template)
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> Chantal’s availabilities for a zoom meeting are:
>
>
>
> *February 7th : Between 10am-12pm or 1:30-2:30*
>
> *February 8th:  Anytime after 1:30pm*
>
> *February 9th:  Anytime after 1:30pm*
>
> *February 10th: Anytime after 1pm*
>
>
>
> Thank you,
>
>
>
> Lauren Candice
>
> Chargée de projet/ Project manager
>
> [image: Logo-GPC-pour-courriel-5]
>
> www.gpconceptal.com
>
>
>
> Note de confidentialité/ Confidentiality Note
>
> Ce message électronique et toutes pièces jointes contiennent des
> informations privilégiées et confidentielles.  Si vous n'êtes pas le
> destinataire prévu, il est strictement interdit d'utiliser, de copier ou
> divulguer les informations ainsi transmises; veuillez aviser l'expéditeur
> et les supprimer de votre ordinateur. / This E-mail message and any
> attachments contain privileged and confidential information.  If you are
> not the intended recipient, your use, copying or disclosure of this
> information is prohibited; please contact the sender and delete the
> material from your computer.
>
>
>
>
>
> *From:* Timothy Thomas <tt@homecareassistance.com>
> *Sent:* February 6, 2023 10:39 AM
> *To:* Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com>
> *Cc:* Lauren Candice <Lauren@GPConceptal.com>; Tim Thomas <
> tthomas@thekey.com>
> *Subject:* Fwd: TR : Rencontre de validation de l’analyse linguistique
> avec l’Office québécois de la langue française
>
>
>
> Please see below. Chantale will you now handle the communication?
>
>
>
> ---------- Forwarded message ---------
> From: *Bélanger Geneviève* <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
> Date: Mon, Feb 6, 2023 at 9:34 AM
> Subject: TR : Rencontre de validation de l’analyse linguistique avec
> l’Office québécois de la langue française
> To: Timothy Thomas <tt@homecareassistance.com>
>
>
>
> Bonjour Monsieur Thomas,
>
>
>
> J’espère que vous vous portez bien.
>
>
>
> Permettez-moi de vous demander si votre comité de francisation est
> maintenant en place. Dans votre dernière communication, vous pensiez
> pouvoir avoir un comité en janvier 2023.
>
>
>
> Dans un cas comme dans l’autre, je vous propose d’organiser une rencontre
> de validation de l’analyse de la situation linguistique. Cette rencontre
> est d’une durée d’environ 2 heures. Vous pouvez me proposer des dates à
> votre convenance à partir du 6 mars.
>
>
>
> Dans le but de préparer la rencontre de validation de l’analyse
> linguistique, vous trouverez en pièce jointe une liste d’exemples de
> documents que nous avons l’habitude de consulter. Prière de préparer
> quelques exemples par catégorie parmi les documents qui s’appliquent à
> votre entreprise (une consultation à l’écran sera suffisante, vous n’avez
> pas besoin de les imprimer).
>
> D’ici là, je demeure à votre disposition pour répondre à vos questions.
>
> Bien cordialement,
>
>
>
>
>
> [image: OQLFipr-[Converti]-web] <http://www.oqlf.gouv.qc.ca/>
>
> *Geneviève Bélanger*
> *Conseillère en francisation*
>
> *Direction de la francisation des entreprises de l’agglomération de
> Montréal*
>
> 800, rue du Square-Victoria, 31e
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>  étage
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Montréal (Québec)
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>   H4Z 1C8
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Téléphone : *514 617-2992*
> *Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca* <Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca>
>
>
>
>
>
> *De :* Bélanger Geneviève
> *Envoyé :* 4 novembre 2022 09:40
> *À :* Timothy Thomas <tt@homecareassistance.com>
> *Objet :* RE : Rencontre de validation de l’analyse linguistique avec
> l’Office québécois de la langue française
>
>
>
> Bonjour Monsieur Thomas,
>
>
>
> Je vous remercie pour votre réponse détaillée. L’Office est sensible aux
> réalités d’affaires et il peut vous accompagner dans l’atteinte et le
> maintien des dispositions et des objectifs prévus par la Charte. La
> formation d’un comité de francisation prévu à l’article 136 et son
> implication à toutes les étapes du processus de francisation sont
> essentielles au respect de la Charte.
>
>
>
> Ainsi, je vous propose de planifier notre rencontre de validation de
> l’analyse linguistique lorsque votre comité sera en place, à la fin du mois
> de janvier. Vous pourrez me proposer des dates à votre convenance. Je
> comprends qu’il pourrait être difficile de faire la rencontre en présence
> de l’ensemble du comité, je peux toutefois vous proposer de faire
> ultérieurement une courte réunion virtuelle avec le comité afin de leur
> présenter le processus de francisation, leur rôle dans ce processus et les
> obligations des entreprises face à la Charte.
>
>
>
> Dans le but de préparer la rencontre de validation de l’analyse
> linguistique, vous trouverez en pièce jointe une liste d’exemples de
> documents que nous avons l’habitude de consulter. Prière de préparer
> quelques exemples par catégorie parmi les documents qui s’appliquent à
> votre entreprise (une consultation à l’écran sera suffisante, vous n’avez
> pas besoin de les imprimer).
>
> D’ici là, je demeure à votre disposition pour répondre à vos questions.
>
> Au plaisir,
>
>
>
>
>
> [image: OQLFipr-[Converti]-web] <http://www.oqlf.gouv.qc.ca/>
>
> *Geneviève Bélanger*
> *Conseillère en francisation*
>
> *Direction de la francisation des entreprises de l’agglomération de
> Montréal*
>
> 800, rue du Square-Victoria, 31e
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>  étage
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Montréal (Québec)
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>   H4Z 1C8
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Téléphone : *514 617-2992*
> *Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca* <Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca>
>
>
>
>
>
> *De :* Timothy Thomas <tt@homecareassistance.com>
> *Envoyé :* 3 novembre 2022 16:10
> *À :* Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
> *Objet :* Re: Rencontre de validation de l’analyse linguistique avec
> l’Office québécois de la langue française
>
>
>
> **ATTENTION : Ce courriel provient de l’extérieur de votre organisation.*
> *Assurez-vous que le courriel, y compris les pièces jointes, est légitime
> avant de cliquer sur un hyperlien, ou d’ouvrir ou de télécharger des
> fichiers.*
>
>
>
>
>
>
> Bonjour madame Bélanger,
>
> J’accuse réception de votre courriel du 28 septembre dernier. Je suis
> désolé du temps pris avant de vous répondre. Plusieurs changements ont été
> mis en place dans les derniers mois concernant la structure administrative
> opérationnelle de notre entreprise et sont toujours en cours. Nous sommes
> toujours en période de transition. Ces changements ont également affecté la
> composition de notre comité de francisation.
>
>
> *Visite de validation et demande de documents *Nous sommes très heureux
> d’apprendre que l’étude de notre analyse linguistique, livrée le 25 mars
> dernier, a été entamée. C’est avec plaisir que nous vous accueillerons à
> nos bureaux. Voici quelques
> options pour votre considération :
>
>
> Jeudi 1er décembre (10 h à 12 h)
> Jeudi 8 décembre (10 h à 12 h)
> Jeudi 15 décembre (10 h à 12 h)
>
> Comme les horaires dans notre domaine d’activités sont très chargés, nous
> vous demandons respectueusement de nous faire parvenir la liste des
> documents que vous souhaitez valider. Un courriel avec tous les documents
> demandés applicables vous sera acheminé avant notre rencontre. Il vous
> permettra de maximiser les besoins des éléments visuels à être constatés
> sur place et de répondre à vos questions précises reliées à la structure de
> HCA (Assistance et soins à domicile (Montréal) (ASD)).
>
> *Mise à jour concernant notre Comité de francisation*
>
>
> Comme mentionné précédemment, non seulement Assistance et soins à domicile
> (Montréal) inc. traverse une période d’ajustement à sa nouvelle structure
> administrative et opérationnelle, elle fait encore face à plusieurs
> impératifs reliés à la crise sanitaire. Il est inutile de développer
> longuement sur les pressions qui pèsent toujours sur tous les membres du
> personnel de la santé depuis la mi-mars 2020.   À ce jour, les employés de
> bureau sont en télétravail (formule hybride) et la grande majorité de
> l’équipe se retrouve au front sur le terrain. Dans les faits, la formation
> elle-même d’un comité de francisation stable avec des membres disponibles
> pour la rencontre demandée en plus de deux rencontres d’une heure chacune
> est une tâche colossale, car la centaine d’employés (non syndiqués) est
> éparpillée ici et là. Cela rend tout ce processus administratif impossible.
> Nous avions constitué un comité afin d’exclure les employés qui se trouvent
> sur le terrain afin d’assurer la pérennité d’un comité stable bien en place.
>
> Toutefois, à la suite des changements de structure qui sont toujours en
> cours, nous allons devoir reconstituer notre comité de francisation. Nous
> planifions avoir notre nouveau comité en place d’ici la fin janvier 2023.
> Le formulaire officiel de la composition de notre comité sera acheminé une
> fois que celui-ci sera en place.
>
> Cela dit, pour le moment, veuillez inscrire mon nom à votre dossier comme
> personne représentant la direction. Voici mes coordonnées :
>
> Tim Thomas, chef de la division Canada
> Assistance et soins à domicile (Montréal)
> Adresse : 4464, rue Sainte-Catherine Ouest, Westmount, H3Z 1R7
> <https://www.google.com/maps/search/4464,+rue+Sainte-Catherine+Ouest,+Westmount,+H3Z+1R7?entry=gmail&source=g>
> Courriel : tt@TheKey.com
> Téléphone : 514 591-9387
>
> En vous remerciant à l’avance, veuillez agréer, Mme Bélanger, l’expression
> de nos meilleurs sentiments.
> Cordialement,
>
>
>
> Tim Thomas
>
>
>
> On Wed, Sep 28, 2022 at 4:54 PM Bélanger Geneviève <
> gbelange@oqlf.gouv.qc.ca> wrote:
>
> Bonjour, Monsieur Thomas,
>
> Je suis heureuse de me présenter en tant que conseillère en francisation
> responsable d’accompagner l’entreprise Assistance et soins à domicile
> (Montréal) dans le processus de francisation menant à la certification.
>
> La prochaine étape consiste à faire la validation de l’analyse
> linguistique de l’entreprise. Cette validation se fait grâce à une
> rencontre d’une durée approximative de 2 h 30. Une visite de
> l’établissement complétera cette validation. Ce sera également l’occasion
> pour moi de prendre connaissance de certains des documents et outils
> utilisés à l’interne et utilisés avec l’externe pour l’évaluation de la
> situation linguistique de l’entreprise. J’aimerais également avoir
> l’occasion de rencontrer les membres du comité de francisation.
>
> Je suis disponible à partir du 18 octobre. Vous pouvez me proposer une
> date et une heure.
>
> Je demeure disponible en tout temps pour toute question.
>
>
>
> Au plaisir de travailler avec vous,
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> [image: OQLFipr-[Converti]-web]
> <https://can01.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Fwww.oqlf.gouv.qc.ca%2F&data%7C01%7Cgbelange%40oqlf.gouv.qc.ca%7Cbd550b4507d747215f8308dabdd77456%7C4a5c214e099948da89bfa07d83face6d%7C0%7C0%7C638031030327694175%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=luX61faNkYlcsxkEGpWgjEWhczohkiltP5jSsSw88kA%3D&reserved=0>
>
> *Geneviève Bélanger*
> *Conseillère en francisation*
>
> *Direction de la francisation des entreprises de l’agglomération de
> Montréal*
>
> 800, rue du Square-Victoria, 31e
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>  étage
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Montréal (Québec)
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
>   H4Z 1C8
> <https://www.google.com/maps/search/800,+rue+du+Square-Victoria,+31e+%C3%A9tage%0D%0A+%0D%0AMontr%C3%A9al+(Qu%C3%A9bec)+H4Z+1C8?entry=gmail&source=g>
> Téléphone : *514 617-2992*
> *Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca* <Genevieve.Belanger@oqlf.gouv.qc.ca>
>
>
>
>
>
>
>
>
> --
>
>
>
> --
>
>
>
> *Timothy Thomas*
> *Head of Canada Division*
> Home Care Assistance
> Office: 514-907-5065
> Fax: 514-221-4265
>
> 4464 Ste Catherine West
> Westmount, QC, H3Z1R7
> HomeCareAssistanceMontreal.ca
>
> ---
>
> Read Our Testimonials
> <https://www.homecareassistancemontreal.ca/reviews.html>
>
> We Are Hiring! <https://www.homecareassistancemontreal.ca/careers.html>
>
> [image: Image removed by sender.]
>
> *Champions of Longevity*
>
>
>
>
> --
>
> Timothy Thomas
> Head of Canada Division
> Home Care Assistance
> Office: 514-907-5065
> Fax: 514-221-4265
> 4464 Ste Catherine West
> Westmount, QC, H3Z1R7
> HomeCareAssistanceMontreal.ca
> ---
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> <https://www.homecareassistancemontreal.ca/reviews.html>
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>