Hi to all three of you,
The CIUSSS de l'Estrie-CHUS (Sherbrooke region) responded this morning to the questions I sent them last Friday regarding the service requests they send by email.
Here's their process:
* Service requests are first sent to the lowest bidder (which is Amika - Aide et soins à domicile inc.). If this lowest bidder does not respond or is unable to fill the requests within 2 hours of the request being sent, the remaining needs are sent to all other bidders. / There are 8 other bidders in this call for tenders (SEAO #2025-0061). We are the 4th lowest bidder among these 8 other companies;
* When requests for services are sent to the 8 other bidders, a 2 hours delay following the sending is also applicable. At the end of this delay, the CIUSSS ranks the responses in order of bidder (the lowest hourly rate has priority). This means that it's not the company that responds fastest that takes priority.
* When the CIUSSS has completed its ranking of bidders, a confirmation is sent to the lowest bidder, confirming that it has been awarded the hours. / Despite my question to this effect, no timeframe was specified for completing this step.
Here's a situation that could arise:
* You decide to hire more staff in order to fill as many of the service requests you receive as possible. This works well for a few weeks, i.e. you get most of the hours related to the service requests you receive. At some point, a higher-ranked bidder decides to do the same and hires staff to meet the need. They will get the hours ahead of you because of their ranking, which was confirmed to me by the CIUSSS. So you would have made all those hires, only to be at the mercy of the management strategies of the 3 other companies that bid a lower hourly rate.
Finally, here's the procedure to follow to be able to assign your employees the shifts related to these service requests:
* You receive a request for coverage;
* You contact your staff to offer them the hours, specifying that they are “pending confirmation”;
* You inform the CIUSSS that you are able to fill certain requests;
* You wait to receive an answer from the CIUSSS (positive or negative);
* Once you have received an answer, you contact your staff again to confirm or cancel the hours.
I'm rather surprised by the operational mechanism chosen by the CIUSSS to meet its needs. In my opinion, this methodology is not likely to attract and retain bidders.
I'll leave it to you to evaluate the whole thing and see if you wish to pursue this contract.
If you have any questions, don't hesitate!
Have a great day!
Alexandre Mercier
Human Resources Consultant
amercier@nomaderh.ca<mailto:amercier@nomaderh.ca>
(514) 538-0571
www.nomaderh.ca<https://urldefense.com/v3/__http:/www.nomaderh.ca/__;!!N30Cs7Jr!SsnCsCcWi7RjIGKgDKUuMC1INDmI0zv4koxBOCYDB235xbi48F6ONpFYippI3ze1_QCiiLYo04OKUH5eOCqu$>
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De : Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Envoyé : mardi 10 septembre 2024 09:38
À : Nomade RH <amercier@nomaderh.ca>
Cc : Marie-Ève Langlais (CIUSSSE-CHUS) <marie-eve.langlais.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Karyne Levasseur (CIUSSSE-CHUS) <karyne.levasseur.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Maryse Lemay S. (CIUSSSE-CHUS) <maryse-s.lemay.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Joey Taylor <joey.taylor@thekey.com>; Timothy Thomas <tt@thekey.com>; Sandra Daoust <sandaoust18@gmail.com>
Objet : Re: Procédure pour attribution des heures de Surveillance intensive à domicile
Bonjour,
Voir les réponses en couleur dans votre courriel ci-bas
Merci et bonne fin de journée
Isabelle Rioux
Spécialiste en procédés administratifs
Département de la gestion contractuelle
Direction de l'approvisionnement et de la logistique
Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke
500, rue Murray, bureau 2438, Sherbrooke (Québec) J1G 2K6
Téléphone : 819 346-1110, poste 18015
Télécopieur : 819 822-6714
Courriel : isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca
Site Internet : https://www.santeestrie.qc.ca<https://www.santeestrie.qc.ca/>
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De : Nomade RH <amercier@nomaderh.ca>
Envoyé : 6 septembre 2024 15:32
À : Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Cc : Marie-Ève Langlais (CIUSSSE-CHUS) <marie-eve.langlais.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Karyne Levasseur (CIUSSSE-CHUS) <karyne.levasseur.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Maryse Lemay S. (CIUSSSE-CHUS) <maryse-s.lemay.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Joey Taylor <joey.taylor@thekey.com>; Timothy Thomas <tt@thekey.com>; Sandra Daoust <sandaoust18@gmail.com>
Objet : Re: Procédure pour attribution des heures de Surveillance intensive à domicile
Avertissement automatisé : Ce courriel provient de l'extérieur de votre organisation. Ne cliquez pas sur les liens et les pièces jointes si vous ne reconnaissez pas l'expéditeur.
Bonjour Madame Rioux,
J'espère que vous allez bien!
Je représente l'entreprise Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. et je vous écris aujourd'hui en lien avec le contrat #2025-0061 (Surveillance intensive à domicile) ainsi que votre courriel du 22 août dernier (voir ci-bas), où vous détaillez la procédure d'attribution des heures pour combler les besoins.
Après avoir rencontré les dirigeants de l'entreprise Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. plus tôt cette après-midi, j'ai quelques questions à vous poser concernant la procédure d'attribution.
Pour faciliter le tout, je reprend ici les 3 points de la procédure inscrite dans votre courriel afin d'y ajouter quelques notes (en vert), que voici :
*
Une demande de service est acheminée au premier prestataire, si ce dernier ne donne pas de retour ou n'est pas en mesure de combler notre demande dans les 2 h de l'envoi / Selon les informations inscrites au SEAO, ce premier prestataire est Amika – Aide et soins à domicile inc., soit le plus bas soumissionnaire;
*
Après ce délai de 2 h , les besoins restants à combler seront envoyés à tous les autres prestataires / Toujours selon le SEAO, il y a 8 autres prestataires qui ont été retenus et Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. est le 4e plus bas soumissionnaire parmi ces 8 prestataires (3 entreprises avec un taux horaire plus bas et 4 entreprises avec un taux horaire plus élevé);
*
Les réponses seront ensuites traitées par ordre de rang selon le classement établi à la suite des résultats de l'Appel d'Offre.
Nous recevons donc depuis quelques semaines les courriels de demandes de couvertures, qui selon notre compréhension, sont des besoins que le premier prestataire (Amika - Aide et soins à domicile inc.) n'est pas en mesure de combler ou que vous n'avez pas eu de retour de leur part à l'intérieur d'un délai de 2 heures.
Vous transmettez ensuite ces besoins non-comblés en même temps aux 8 autres prestataires retenus. Vous obtenez des réponses (ou non) de ces 8 prestataires et vous octroyez les heures à celui pouvant combler le besoin par ordre de rang (en fonction du montant soumissionné).
N'hésitez pas svp à me corriger ou à apporter des précisions si l'information précédente est erronée ou imprécise.
Voici donc nos questions :
*
Appliquez-vous un délai afin de recevoir des réponses des prestataires à partir du moment où vous transmettez les demandes de couverture par courriel aux 8 autres prestataires (ex: nous vous informons que nous sommes en mesure de combler toutes les demandes à peine 1 heure suivant à l'envoi de votre courriel, et un autre prestataire, classé plus bas que nous, vous répond 4 heures plus tard)? Le processus prévoit en effet l'envoi des demandes de services à tous les autres fournisseurs, on attend que le 2 heures soit passé et, selon toutes les réponses obtenues, on classe par ordre de prestataire (Rang). Donc ce n'est pas celui qui répond le plus vite, c'est parmi tous ceux qui ont répondu dans la période de 2 heures, on classe par ordre tel que conforme à AO.
*
Appliquez-vous un délai pour confirmer l'octroi des heures à un prestataire de service? Lorsque nous avons les réponses et que le classement est fait, nous confirmons au prestataire de service selon le rang, les demandes qui lui seront octroyées.
*
Advenant une situation où nous embauchons davantage de personnel afin d'être en mesure de combler la quasi-totalité des demandes de couverture qui nous sont transmises (ce qui est le cas présentement de notre côté), et que ceci porte fruit pour les prochaines semaines, c'est-à-dire que nous obtenons la plupart des heures reliées à ces demandes de service. Dans quelques semaines, un prestataire mieux classé que nous décide de faire de même, c'est-à-dire qu'il procède à l'embauche de personnel pour répondre à davantage de besoins. Ceci signifie donc qu'il obtiendra les heures avant nous (en raison de son rang) et donc que nous aurions embauché du personnel supplémentaire inutilement. Est-ce que ce scénario est possible à votre avis? Et oui, possible si Amika ou autre fournisseur avant vous augmente leur volume de RH que vous vous retrouviez à avoir trop embauché, cela on ne peut pas le prédire. même si vous avez du personnel pour combler toutes les heures offertes; le respect du classement par rang a toujours effet en fonction de ceux ayant répondus dans le délai prévu.
Actuellement, notre dynamique est la suivante :
1.
Nous recevons les demandes de couverture;
2.
Nous contactons notre personnel afin de leur offrir les heures, tout en leur précisant qu'il s'agit d'heures ''en attente de confirmation'';
3.
Nous vous informons que nous sommes en mesure de combler certaines demandes;
4.
Nous attendons votre réponse (positive ou négative);
5.
Nous contactons de nouveau notre personnel pour confirmer ou annuler les heures.
Votre mode de fonctionnement semble être ok
Vos réponses à nos questions nous aideront grandement à clarifier la mécanique d'octroi des heures.
Si vous préférez nous rencontrer virtuellement pour en discuter de vive voix, nous demeurons disponibles à votre convenance.
Merci beaucoup pour votre temps et votre collaboration.
Bonne fin de journée!
Alexandre Mercier
Consultant en ressources humaines
amercier@nomaderh.ca
(514) 538-0571
www.nomaderh.ca<http://www.nomaderh.ca/>
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De : Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Envoyé : jeudi 22 août 2024 15:10
À : Alexandre Blais <alexandre.blais@soinsamika.com>; Mélanie Morneau <mmorneau@aidexpress.ca>; Patrice Lapointe <plapointe@servicesprogressifs.com>; Nicolas H Douville <nhdouville@groupeem.com>; Nomade RH <amercier@nomaderh.ca>; soumissions@serenis.ca <soumissions@serenis.ca>; Steven Roy <sroy@agencecontinuum.com>; Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; osman valverde <osman_1420@outlook.com>; Dampi ServicesInc <dampiservicesinc@yahoo.com>
Cc : Marie-Ève Langlais (CIUSSSE-CHUS) <marie-eve.langlais.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Maryse Lemay S. (CIUSSSE-CHUS) <maryse-s.lemay.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Objet : Procédure pour attribution des heures de Surveillance intensive à domicile
Bonjour,
Suite à la mise en place du contrat 2025-0061 Surveillance intensive à domicile, voici quelques précisions et la façon de procéder pour l'attribution des heures pour combler les besoins.
Selon la nature du contrat, il pourrait arriver que le premier prestataire ne soit pas en mesure de couvrir tous les quarts de travail pendant une période "x" par exemple. Nous ne sommes pas en mesure d'évaluer cela.
Donc en s'assurant de la conformité de plus d'un soumissionnaire, au besoin cela pourra servir à combler les horaires de travail.
Cet appel d'offres n'est pas un contrat en main d'œuvre indépendante mais bien en services achetés.
Procédure:
*
Une demande de service est acheminée au premier prestataire, si ce dernier ne donne pas de retour ou n'est pas en mesure de combler notre demande dans les 2 h de l'envoi:
*
Après ce délai de 2 h , les besoins restants à combler seront envoyés à tous les autres prestataires
*
Les réponses seront ensuites traitées par ordre de rang selon le classement établi à la suite des résultats de l'Appel d'Offre.
Cette façon de faire permettra au CIUSSSE-Chus de mieux répondre au besoin des usagers qui sont parfois très variables en fonction des semaines et des mois.
Merci de votre collaboration
Bonne fin de journée
Isabelle Rioux
Spécialiste en procédés administratifs
Département de la gestion contractuelle
Direction de l'approvisionnement et de la logistique
Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke
500, rue Murray, bureau 2438, Sherbrooke (Québec) J1G 2K6
Téléphone : 819 346-1110, poste 18015
Télécopieur : 819 822-6714
Courriel : isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca
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