Bonjour Madame Rioux,
J'espère que vous allez bien!
Je représente l'entreprise Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. et je vous écris aujourd'hui en lien avec le contrat #2025-0061 (Surveillance intensive à domicile) ainsi que votre courriel du 22 août dernier (voir ci-bas), où vous détaillez la procédure d'attribution des heures pour combler les besoins.
Après avoir rencontré les dirigeants de l'entreprise Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. plus tôt cette après-midi, j'ai quelques questions à vous poser concernant la procédure d'attribution.
Pour faciliter le tout, je reprend ici les 3 points de la procédure inscrite dans votre courriel afin d'y ajouter quelques notes (en vert), que voici :
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Une demande de service est acheminée au premier prestataire, si ce dernier ne donne pas de retour ou n'est pas en mesure de combler notre demande dans les 2 h de l'envoi / Selon les informations inscrites au SEAO, ce premier prestataire est Amika – Aide et soins à domicile inc., soit le plus bas soumissionnaire;
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Après ce délai de 2 h , les besoins restants à combler seront envoyés à tous les autres prestataires / Toujours selon le SEAO, il y a 8 autres prestataires qui ont été retenus et Assistance et Soins à domicile (Montréal) inc. est le 4e plus bas soumissionnaire parmi ces 8 prestataires (3 entreprises avec un taux horaire plus bas et 4 entreprises avec un taux horaire plus élevé);
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Les réponses seront ensuites traitées par ordre de rang selon le classement établi à la suite des résultats de l'Appel d'Offre.
Nous recevons donc depuis quelques semaines les courriels de demandes de couvertures, qui selon notre compréhension, sont des besoins que le premier prestataire (Amika - Aide et soins à domicile inc.) n'est pas en mesure de combler ou que vous n'avez pas eu de retour de leur part à l'intérieur d'un délai de 2 heures.
Vous transmettez ensuite ces besoins non-comblés en même temps aux 8 autres prestataires retenus. Vous obtenez des réponses (ou non) de ces 8 prestataires et vous octroyez les heures à celui pouvant combler le besoin par ordre de rang (en fonction du montant soumissionné).
N'hésitez pas svp à me corriger ou à apporter des précisions si l'information précédente est erronée ou imprécise.
Voici donc nos questions :
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Appliquez-vous un délai afin de recevoir des réponses des prestataires à partir du moment où vous transmettez les demandes de couverture par courriel aux 8 autres prestataires (ex: nous vous informons que nous sommes en mesure de combler toutes les demandes à peine 1 heure suivant à l'envoi de votre courriel, et un autre prestataire, classé plus bas que nous, vous répond 4 heures plus tard)?
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Appliquez-vous un délai pour confirmer l'octroi des heures à un prestataire de service?
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Advenant une situation où nous embauchons davantage de personnel afin d'être en mesure de combler la quasi-totalité des demandes de couverture qui nous sont transmises (ce qui est le cas présentement de notre côté), et que ceci porte fruit pour les prochaines semaines, c'est-à-dire que nous obtenons la plupart des heures reliées à ces demandes de service. Dans quelques semaines, un prestataire mieux classé que nous décide de faire de même, c'est-à-dire qu'il procède à l'embauche de personnel pour répondre à davantage de besoins. Ceci signifie donc qu'il obtiendra les heures avant nous (en raison de son rang) et donc que nous aurions embauché du personnel supplémentaire inutilement. Est-ce que ce scénario est possible à votre avis?
Actuellement, notre dynamique est la suivante :
1.
Nous recevons les demandes de couverture;
2.
Nous contactons notre personnel afin de leur offrir les heures, tout en leur précisant qu'il s'agit d'heures ''en attente de confirmation'';
3.
Nous vous informons que nous sommes en mesure de combler certaines demandes;
4.
Nous attendons votre réponse (positive ou négative);
5.
Nous contactons de nouveau notre personnel pour confirmer ou annuler les heures.
Vos réponses à nos questions nous aideront grandement à clarifier la mécanique d'octroi des heures.
Si vous préférez nous rencontrer virtuellement pour en discuter de vive voix, nous demeurons disponibles à votre convenance.
Merci beaucoup pour votre temps et votre collaboration.
Bonne fin de journée!
Alexandre Mercier
Consultant en ressources humaines
amercier@nomaderh.ca
(514) 538-0571
www.nomaderh.ca<http://www.nomaderh.ca>
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De : Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Envoyé : jeudi 22 août 2024 15:10
À : Alexandre Blais <alexandre.blais@soinsamika.com>; Mélanie Morneau <mmorneau@aidexpress.ca>; Patrice Lapointe <plapointe@servicesprogressifs.com>; Nicolas H Douville <nhdouville@groupeem.com>; Nomade RH <amercier@nomaderh.ca>; soumissions@serenis.ca <soumissions@serenis.ca>; Steven Roy <sroy@agencecontinuum.com>; Isabelle Rioux (CIUSSSE-CHUS) <isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; osman valverde <osman_1420@outlook.com>; Dampi ServicesInc <dampiservicesinc@yahoo.com>
Cc : Marie-Ève Langlais (CIUSSSE-CHUS) <marie-eve.langlais.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>; Maryse Lemay S. (CIUSSSE-CHUS) <maryse-s.lemay.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca>
Objet : Procédure pour attribution des heures de Surveillance intensive à domicile
Bonjour,
Suite à la mise en place du contrat 2025-0061 Surveillance intensive à domicile, voici quelques précisions et la façon de procéder pour l'attribution des heures pour combler les besoins.
Selon la nature du contrat, il pourrait arriver que le premier prestataire ne soit pas en mesure de couvrir tous les quarts de travail pendant une période "x" par exemple. Nous ne sommes pas en mesure d'évaluer cela.
Donc en s'assurant de la conformité de plus d'un soumissionnaire, au besoin cela pourra servir à combler les horaires de travail.
Cet appel d'offres n'est pas un contrat en main d'œuvre indépendante mais bien en services achetés.
Procédure:
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Une demande de service est acheminée au premier prestataire, si ce dernier ne donne pas de retour ou n'est pas en mesure de combler notre demande dans les 2 h de l'envoi:
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Après ce délai de 2 h , les besoins restants à combler seront envoyés à tous les autres prestataires
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Les réponses seront ensuites traitées par ordre de rang selon le classement établi à la suite des résultats de l'Appel d'Offre.
Cette façon de faire permettra au CIUSSSE-Chus de mieux répondre au besoin des usagers qui sont parfois très variables en fonction des semaines et des mois.
Merci de votre collaboration
Bonne fin de journée
Isabelle Rioux
Spécialiste en procédés administratifs
Département de la gestion contractuelle
Direction de l'approvisionnement et de la logistique
Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke
500, rue Murray, bureau 2438, Sherbrooke (Québec) J1G 2K6
Téléphone : 819 346-1110, poste 18015
Télécopieur : 819 822-6714
Courriel : isabelle.rioux.ciussse-chus@ssss.gouv.qc.ca
Site Internet : https://www.santeestrie.qc.ca<https://www.santeestrie.qc.ca/>