RE: Questions - RE: Remise Projet 5 PF (avec toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])

[https://www.oqlf.gouv.qc.ca]
Bonjour Monsieur Thomas,

Je vous confirme que votre dossier sera présenté aux membres de l’Office prochainement.

Une recommandation en faveur de l’approbation de votre programme de francisation sera présentée.

Je demeure disponible si vous avez d’autres questions.

Mes sincères salutations,


Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
Office québécois de la langue française
276, rue Saint-Jacques, bureau 400
Montréal (Québec)  H2Y 1N3
Téléphone : 514 617-2992
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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com>
Envoyé : 6 octobre 2025 10:35
À : Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
Cc : Timothy Thomas <tt@thekey.com>; Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com>
Objet : Questions - RE: Remise Projet 5 PF (avec toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])

Référence : 6441 7991

Madame Bélanger,

Nous avons bien reçu votre message du 29 septembre dernier où vous nous confirmez la réception de notre Projet 5 de Programme de francisation. Nous vous en remercions.   À la demande de notre service juridique ainsi que de notre haute direction, nous vous demandons respectueusement de nous fournir les informations suivantes :

  1.  Nous confirmer à quelle date est prévue la prochaine réunion des membres.
  2.  Nous informer de la teneur de votre recommandation. En effet, puisque votre rôle consiste à nous accompagner, nous souhaitons savoir si vous ferez une recommandation défavorable. Si c’était le cas, nous aimerions savoir quels sont les éléments qui pourraient faire obstacle à l’approbation de notre Projet 5.

En toute transparence, le fait que vous mentionniez dans votre message que nous serons informés « de la décision rendue » après la rencontre des membres ne nous informe en rien sur ce que vous pensez de notre projet et, dans ce sens, ne nous accompagne nullement dans la bonne direction. Notre compréhension, comme nous vous le mentionnions lors de l’envoi de notre Projet 5, est que vous aviez déjà approuvé les modifications reflétant nos discussions. Si vos impressions sont plutôt négatives, auriez-vous l’obligeance de nous faire connaître dès maintenant les éléments toujours jugés insatisfaisants ? Cela nous donnerait l’occasion d’adapter notre projet, le cas échéant, et d’éviter un nouveau rejet. Selon nous, celui-ci nous empêcherait de mettre en action les mesures auxquelles nous nous engageons en tout respect de la Charte de la langue française et pour le bien de nos clients vulnérables et celui de nos employés.

Vous comprendrez, nous en sommes certains, qu’ayant été pris au dépourvu en juillet dernier, nous souhaitons éviter de revivre la même situation où nous n’avions aucun moyen de prouver notre conformité au processus, ce qui a failli nous faire perdre un contrat de plusieurs millions de dollars. Nous croyons que ce traitement inéquitable est injustifié de la part d’un organisme public, alors que notre mission est de servir des ainés vulnérables; cela met en danger des emplois au Québec alors que nous n’avons absolument rien à nous reprocher. Notre entreprise est en tout temps en mesure de soutenir sa clientèle, ses fournisseurs et ses employés francophones en français.

Nous vous remercions à l’avance de votre compréhension et de votre collaboration, en soulignant que nous en sommes à notre cinquième version de projet de programme de francisation et que ce programme est en négociation depuis octobre 2023.

Nos sincères salutations,

Chantal Larouche
Directrice de la francisation
Pour : Timothy Thomas
Directeur des opérations (ASDM-HCA [TheKey])


4464, rue sainte-Catherine Ouest,
Westmount, QC  H3Z 1R7
[cid:image042.png@01DC39C4.4528D770]
thekey.ca
Téléphone : 514 907-5065

From: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Mon, Sep 29, 2025 at 11:31 AM
Subject: RE: Remise Projet 5 PF (avec toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])
To: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
Cc: Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

Nous accusons réception de votre programme de francisation signé par l’ensemble des membres du comité de francisation et nous vous en remercions.

Nous vous remercions également pour l’envoi des deux procès-verbaux de réunions du comité de francisation.

Votre dossier sera présenté aux membres de l’Office lors de la prochaine réunion des membres et vous serez informé de la décision rendue.

D’ici là, je demeure disponible si vous avez des questions.

Mes sincères salutations,



Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
Office québécois de la langue française
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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>>
Envoyé : 26 septembre 2025 10:30
À : Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Cc : Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; Steve Koyanagi <skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>>; Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Objet : Remise Projet 5 PF (avec toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])
Importance : Haute

Référence : 6441 7991

Madame Bélanger,

Pour donner suite à votre recommandation d’attendre le retour du membre de notre comité de francisation, vous trouverez ci-joint notre Projet 5 de Programme de francisation dûment complété et signé reflétant toutes les modifications, sans changement, que vous avez déjà approuvées lors de notre rencontre virtuelle qui fut suivie d’une conversation téléphonique confirmant verbalement à Monsieur Thomas le 15 août dernier que notre projet rencontrait dorénavant les critères d’approbation par les membres de l’Office. Veuillez noter que nous joignons de nouveau la version du Projet 5 2025-08-15 avec les modifications surlignées que vous aviez approuvées.

Date de présentation et lettre de conformité en vigueur
Nous avons constaté que les membres du Conseil de l’Office ont tenu une réunion le 9 septembre dernier. Puisque la lettre de conformité au processus que nous avons reçue (ci-jointe) viendra à échéance le 30 novembre, pourriez-vous nous confirmer la date prévue pour la présentation de notre dossier ? Nous souhaitons éviter de revivre la situation de l’été dernier où nous n’avions pas accès à la lettre prouvant notre conformité au processus et qui a failli nous faire perdre un contrat de plusieurs millions de dollars.

Advenant le cas où vous ne prévoyiez pas que notre Projet 5 soit présenté aux membres du conseil de l’Office avant la date d’échéance de notre lettre de conformité au processus actuellement en vigueur, svp, nous faire parvenir une nouvelle lettre à la mi-novembre qui sera valide jusqu’au 28 février 2026, ce qui donnerait le temps requis pour que notre Projet 5 soit présenté aux membres de l’Office pour approbation.

Comme vous le savez, l’attestation est essentielle au processus, car elle a un impact légal sur la conformité de l’entreprise à la loi et sur nos rapports avec l’État, mais elle a également un impact sur les emplois et les projets au Québec.  Un rappel qu’une entreprise a une obligation de moyens afin d’être considérée comme conforme aux éléments énoncés à l’article 141 dont le premier alinéa se termine d’ailleurs opportunément avec le mot « par », ce qui est bien le cas concernant cette mesure.

Nous vous demandons respectueusement de nous faire parvenir un accusé de réception de notre Projet 5 de programme de francisation incluant la date prévue pour la présentation.  Nous rappelons l’importance de prendre en considération la date limite du 30 novembre de notre lettre de conformité au processus afin que nous puissions recevoir une lettre de conformité valide, selon les besoins.

Procès-verbaux
Pour compléter notre dossier, vous trouverez ci-joint les procès-verbaux des rencontres tenues en 2024. Les procès-verbaux de nos rencontres tenues en 2025 suivront d’ici la fin de l’année.

Nous vous remercions de votre collaboration.

Nos sincères salutations,


Chantal Larouche
Directrice de la francisation
Pour : Timothy Thomas
Directeur des opérations (ASDM-HCA [TheKey])

.
4464, rue sainte-Catherine Ouest,
Westmount, QC  H3Z 1R7
[cid:image048.png@01DC39C4.4528D770]
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Téléphone : 514 907-5065

From: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Thu, Aug 21, 2025 at 2:04 PM
Subject: RE: Suivi concernant le projet 4 de programme de francisation
To: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

Nous pouvons attendre le retour de cette membre du comité de francisation.

Vous pourrez nous transmettre votre programme de francisation signé par l’ensemble des membres du comité dans la semaine du 22 septembre 2025.

Je demeure disponible si vous avez d’autres questions.

Mes sincères salutations,

Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
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De : Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
Envoyé : 21 août 2025 09:36
À : Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Objet : Re: Suivi concernant le projet 4 de programme de francisation

Bonjour Mme Bélanger,

Merci encore pour la lettre de conformité.

Une membre de notre comité ne rentrera d’Europe que le 21 septembre. Pour finaliser la réunion du comité et recueillir l’ensemble des signatures, je devrai attendre son retour.

Est-ce acceptable, ou préférez-vous que je soumette le dossier à l’échéance que vous avez fixée, quitte à ce qu’il manque la signature de cette membre ?

Merci de me confirmer votre préférence.
Tim.
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_______________________________________

 On Thu, Aug 14, 2025 at 2:30 PM Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>> wrote:
[cid:image017.jpg@01DC39C4.27499820]
Bonjour Monsieur Thomas,

Comme suite à notre conversation d’hier, vous trouverez ci-joint le dernier projet de programme de francisation que vous avez transmis à l’Office (projet 4). Comme mentionné, j’y ai ajouté des commentaires et suggestions pour bonifier les mesures inscrites afin de permettre à l’entreprise d’atteindre les objectifs de la Charte (en mauve).

Je vous invite à prendre connaissance du document. Nous pourrons en discuter demain.


Veuillez recevoir, Monsieur Thomas, mes sincères salutations.


Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>>
Envoyé : 15 août 2025 11:52
À : gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
Cc : Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; Steve Koyanagi <skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>>; Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Objet : RE: Remise Projet 5 PF (sans toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])
Importance : Haute

Rebonjour,   Timothy vient de m’informer qu’il semble que vous n’avez pas reçu la version PDF signée par les gestionnaires qui était pourtante jointe.  Étrange.   Revoici le PDF avec signatures.  Salutations,   Chantal

De : Chantal Larouche
Envoyé : 15 août 2025 10:47
À : 'gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>' <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Cc : 'Timothy Thomas' <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; 'Steve Koyanagi' <skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>>; 'Nikita Moreau' <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Objet : Remise Projet 5 PF (sans toutes les signatures) (ASDM-HCA [TheKey])
Importance : Haute

Rebonjour Madame Bélanger,

Pour donner suite à notre rencontre de ce matin.  Voici notre projet 5 du programme de francisation.   Je joins également un document qui surligne les modifications que nous avons appliqué basées sur vos recommandations.   Les signatures des membres du comité suivront à leur retour le 5 septembre prochain.  Nous avons déjà prévu une rencontre pour le 4 septembre 2025.

Veuillez communiquer avec nous très rapidement aujourd’hui si ce projet ne semble pas être acceptable car nous avons des actions très rapides à prendre concernant la suite reliée à notre soumission.

Chantal Larouche
Directrice de la francisation
Pour : Timothy Thomas
Directeur des opérations (ASDM-HCA [TheKey])

.
4464, rue sainte-Catherine Ouest,
Westmount, QC  H3Z 1R7
[cid:image048.png@01DC39C4.4528D770]
thekey.ca<http://thekey.ca/>
Téléphone : 514 907-5065

De : Chantal Larouche
Envoyé : 15 août 2025 08:10
À : 'gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>' <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Cc : 'Timothy Thomas' <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; Steve Koyanagi <skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>>; Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Objet : Notre rencontre ce matin concernant: Votre lettre de Préavis refus Projet 4 PF vers un projet 5 (ASDM-HCA [TheKey])
Importance : Haute

Bonjour Madame Bélanger,

Nous accusons réception de votre courriel d’hier le 14 août.  Nous vous remercions également pour vos commentaires reçus à même notre projet 4 qui avait été envoyé le 18 février 2025.

Projet 5 de programme de francisation
Afin de faciliter notre rencontre prévue à 9 heure, vous trouverez ci-joint notre projet programme de francisation révisé. Vous constaterez que nous avons surligné en vert les modifications effectuées à partir du contenu du projet 4 qui avait été présenté.   Notez également que, bien que nous ayons tout fait pour que les délais d’échéance de nos mesures soient plus courts, le temps imparti au traitement de notre dossier et notre situation financière fragile, qui nous lie à des impératifs budgétaires, font en sorte que nous ne pouvons devancer les échéances de notre programme et que nous sommes forcés à répartir certaines de celles-ci.   Nous avons raccourci un peu certaines dates d’échéances toutefois sachez que nous ne souhaitons pas mentir.  Nous avons toujours été transparents avec vous et souhaitons continuer à l’être.  La CLF permets le temps à une entreprise de bien mettre en œuvre son programme et nos dates sont très raisonnables et dans les délais prescrits.   Évitons les complications d’avoir à demander une prolongation de programme.  Nous avons tous à gagner à ce que nous obtenions rapidement l’approbation de notre programme afin de régulariser notre situation, ce qui nous épargnerait, de part et d’autre, un temps précieux et préserver des emplois au Québec.

Par ailleurs, nous avons besoin d’une précision concernant la recommandation de présentation de notre dossier afin d’éviter un refus. Comme notre projet 5 contient plusieurs mesures dont les dates d’échéances arrivent à échéance en décembre prochain (2-3 mois avant la présentation de notre dossier).   Est-ce qu’il y a risque d’un autre refus qui rendrait alors impossible l’approbation de notre projet par les membres de l’Office.  À moins que ce soit seulement votre recommandation qui sera qui sera proposée sans mention de ces dates qui arrivent à échéances?

Lettre de conformité au processus de francisation
Comme suite à votre échange téléphonique avec Monsieur Timothy, vous avez mentionné que vous évaluerez notre demande de lettre relative au processus de francisation dès que vous aurez reçu un nouveau projet de programme et que celui-ci n’avait pas besoin d’être signé par tous les membres pour le moment étant donné que plusieurs ne sont pas disponibles à cause de la période estivale.  Que pour le moment la signature de la haute direction suffit pour obtenir notre lettre de conformité au processus.   Est-ce bien cela?   Comme notre projet 5 est maintenant livré, nous vous demandons respectueusement de nous fournir cette lettre suivant notre rencontre ce matin afin de la joindre à notre soumission.   Si cette lettre n’est pas reçue avant midi aujourd’hui, nous serons dans l’obligation de répartir notre soumission à un compétiteur ce qui nuira considérablement la santé financière de l’entreprise avec la perte de ce contrat.

Par ailleurs, il est difficile à croire que l’Office juge que nous ne satisfaisons pas actuellement nos obligations en ce qui concerne notre processus. Ce qui est faux.   Nous avons toujours répondu à vos questions clairement et collaboré étroitement avec l’Office.  La situation linguistique dans notre entreprise ne justifie pas ce traitement de méfiance, très bureaucratique, et ce, d’autant plus que la lettre que nous vous demandons n’est pas prévue au processus de francisation inscrit dans la loi. Il s’agit d’une mesure administrative destinée à pallier des retards de traitement qui sont le fait de l’Office. L’Office doit accepter ou refuser un programme, ce qui mène à des situations claires avec lesquelles nous composons en ce moment. Nous estimons que nous avons droit à une meilleure justice administrative de la part de l’Office.  Nous comptons donc sur votre grande collaboration pour nous fournir cette lettre en respectant notre délai demandé afin d’avoir l’opportunité de gagner cette soumission.

Au plaisir de vous rencontrer sous peu,


Chantal Larouche
Directrice de la francisation
Pour : Timothy Thomas
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From: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Thu, Aug 14, 2025 at 2:30 PM
Subject: Suivi concernant le projet 4 de programme de francisation
To: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
Cc: Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

Comme suite à notre conversation d’hier, vous trouverez ci-joint le dernier projet de programme de francisation que vous avez transmis à l’Office (projet 4). Comme mentionné, j’y ai ajouté des commentaires et suggestions pour bonifier les mesures inscrites afin de permettre à l’entreprise d’atteindre les objectifs de la Charte (en mauve).

Je vous invite à prendre connaissance du document. Nous pourrons en discuter demain.


Veuillez recevoir, Monsieur Thomas, mes sincères salutations.


Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

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Date: Wed, Aug 13, 2025 at 1:59 PM
Subject: RE: Votre lettre de Préavis refus Projet 4 PF (ASDM-HCA [TheKey])
To: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
Cc: Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

Nous accusons réception du courriel ci-dessous daté du 11 août 2025.

Nous vous confirmons que la recommandation présentée aux membres de l’Office lors de la réunion du 3 juin dernier est bien celle portant sur la proposition de programme qui a été transmise à l’Office le 18 février 2025 (projet 4).

Cette dernière version tenait compte de certaines des recommandations formulées par l’Office le 18 décembre 2024, mais non de l’ensemble de celles-ci. En effet, comme mentionné dans la lettre de Préavis de refus d’approbation du programme de francisation qui vous a été transmise le 23 juin 2025 par messagerie, le programme ne respecte toujours pas les règles relatives aux contrats d’adhésion destinés à la clientèle.

Aussi, les mesures proposées concernant la généralisation de la connaissance du français et de l’utilisation du français à tous les niveaux de l’entreprise ne sont pas suffisantes pour que les objectifs de la Charte soient atteints. Nous vous rappelons que l’entreprise a l’obligation d’assurer la généralisation de l’utilisation du français à tous les niveaux de l’entreprise, y compris dans les technologies de l’information et dans les communications internes. À cet égard, l’Office considère que plusieurs mesures incluses dans la proposition de programme demandent des modifications significatives et que certaines échéances ne sont pas acceptables.

Nous vous invitons donc à tenir compte de l’ensemble des recommandations que l’Office vous a transmis le 18 décembre 2024 et revoir les échéances des mesures.

Nous analyserons votre demande de lettre relative au processus de francisation lorsque nous aurons reçu de votre part un projet de programme signé et dont les mesures sont suffisantes pour atteindre les objectifs de la Charte.

D’ici là, vous pouvez compter sur ma collaboration pour vous accompagner et répondre à vos questions.

Mes sincères salutations,



Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
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De : Chantal Larouche Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>
Envoyé : 11 août 2025 07:31
À : gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
Cc : Sarah.Boudreau@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:Sarah.Boudreau@oqlf.gouv.qc.ca>; dmalack@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:dmalack@oqlf.gouv.qc.ca>; Timothy Thomas tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>; Steve Koyanagi skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>; Nikita Moreau nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>
Objet : TR: Votre lettre de Préavis refus Projet 4 PF (ASDM-HCA [TheKey])
Importance : Haute

SOUS TOUTES RÉSERVES

Référence : 6441 7991

Madame Bélanger,

Il est immensément regrettable que Mme Boudreau n’ait pas pris le temps de répondre aux questions ainsi qu’à notre requête qui se trouvaient dans notre courriel du 23 juillet dernier.   Nos questions et notre requête sont pourtant très légitimes étant donné les circonstances et nous avons le droit d’obtenir des réponses à celles-ci.

Votre courriel du 1 août dernier, nous ramène à vos questions et commentaires qui étaient reliées au projet 3.   Nous vous avons pourtant fourni le 22 février dernier un projet 4 ainsi que les réponses à vos questions qui par ailleurs incluaient des documents en preuves.  Notre projet 4 était prêt à être présenté et nous étions en attente d’une approbation mais nous avons plutôt reçu (par service de messagerie) un préavis de refus de notre projet 4, sans que vous nous soumettiez au préalable les raisons exactes pour ce refus.  Nous vous rappelons que nous en sommes à notre quatrième version et non, comme stipulé dans votre lettre, au deuxième projet).

Se pourrait-il qu’il y ait eu erreur sur la version du projet présenté aux membres du conseil de l’Office lors de la réunion du 3 juin dernier ? Nous nous questionnons, car nous avons pourtant pris en considération certaines de vos recommandations reçues afin de reformuler quelques engagements dans la mesure du possible, et nous vous avons également fourni des précisions additionnelles afin de mieux vous aider à comprendre notre dossier.  Par ailleurs, nous vous avons fourni les documents qui prouvent que les éléments soulevés sont en conformité.

Revoici donc notre projet 4, final, de programme de francisation dûment rempli et signé (incluant les pièces qui étaient jointes).  Selon nous ce projet 4 de notre programme de francisation respecte nos obligations à la Charte de la langue française ainsi que les réalités liées à notre contexte d’affaires :
PDF 1 – Contrat aides-soignants ;
PDF 2 – Contrat corporatif-corps d’emploi ;
PDF 3 – Contrats de consentement du client (avec et sans engagement de soins.
Nous avons même mis en place une politique d’apprentissage du français canadien (voir PDF 4), que nous vous avions également fournie en février dernier.

Revoici également les réponses que nous vous avions envoyées à même l’envoi de notre projet :

Vos commentaires annotés au Projet 3 de programme de francisation soumis :
 Voici quelques précisions concernant :
1.  Documents de formation (rédigés par les fournisseurs externes) pour les employés au Québec (page 6).
Votre commentaire : L’engagement doit permettre de s’assurer d’offrir des formations en français. Le fait de s’engager à demander une version française n’est pas suffisant. Nous vous proposons de reformuler ainsi : s’assurer que les formations externes offertes aux employés du Québec, y compris les documents de formations, sont disponibles en français.
Notre réponse : Selon vous, demander une version française n’est pas suffisant. Malheureusement, vous oubliez que la majorité de nos employés sont anglophones et que la loi ne les oblige pas à travailler en français, elle leur donne le droit de le faire et il leur appartient de le faire ou pas. Notre obligation est donc de prendre les moyens pour que nos employés puissent travailler en français s’ils le désirent et d’exiger qu’ils le fassent lorsque la situation le justifie. Et c’est exactement ce que nous faisons dans la formulation de notre engagement. Nous croyons que notre engagement est de faire en sorte que ces formations qui proviennent de l’extérieur soient disponibles en français, et ainsi, requérir une version en français est essentiel; mais en supposant que ces formations ne soient pas disponibles en français, nous ne pouvons nous engager à les traduire nous-mêmes en français, ce que laisse supposer votre formulation, parce que vous nous inviteriez à contrevenir aux lois en vigueur sur le droit d’auteur. Comme nous avons mis en place des passerelles linguistiques, nous estimons qu’une formation en anglais n’existant pas en français pourrait être traduite verbalement par nos passerelles linguistiques dans ces circonstances, ce qui n’enfreint aucune loi et respecte notre obligation en regard de la Charte de la langue française.

Par ailleurs, le Règlement sur la langue du commerce et des affaires à son article 11 dit ceci : Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature concernant un produit culturel ou éducatif au sens de l’article 2, concernant une activité culturelle ou éducative tels un spectacle, un récital, un discours, une conférence, un cours, un séminaire ou une émission de radio ou de télévision ou faisant la promotion d’un organe d’information, peuvent être rédigés uniquement dans une autre langue que le français si, selon le cas, le contenu du produit culturel ou éducatif est dans cette autre langue, l’activité se déroule dans cette autre langue ou l’organe d’information diffuse dans cette autre langue. Nous croyons donc que les mesures proposées sont suffisantes puisque la loi nous permet de diffuser le contenu des fournisseurs externes dans la langue dans laquelle il est produit.

Nous avons toutefois modifié notre engagement afin de mieux satisfaire la recommandation (voir page 6).

2.      Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés corporatifs) (page 7)
Votre commentaire : Lors de la visite en entreprise faite le 13 avril 2023, il a été démontré que les contrats de travail de tous les corps d’emploi, sauf ceux des aides-soignantes, étaient en anglais seulement. Vous devez démontrer que les contrats de travail des corps d’emploi autre que ceux des aides-soignantes sont en français ou vous engager à les traduire en français. Proposition: Transmettre à l'Office des exemples de contrat de travail en français pour les corps d'emploi autre qu'aide-soignante ou ajouter une mesure dans le programme telle que: Traduire les contrats de travail individuel qui ne sont pas en français.
Notre réponse : Nous sommes surpris de ce retour dans le temps mentionnant des notes prises lors de réunions tenues en mars et en avril 2023 alors que, depuis ces échanges, plusieurs changements ont eu lieu chez HCA, entre autres, un changement de propriétaire et d’image de marque. Comme vous pouvez l’attester à la relecture des courriels que vous avez en dossier, le 26 avril 2023 (suivant votre rencontre) nous vous avions déjà fait parvenir une mise à jour ainsi que les gabarits de nos contrats pour les aides-soignants ainsi que les contrats de travail de tous les corps d’emploi. Nous étions très fiers que la haute direction hors Québec ait corrigé cette situation très rapidement.

Comme clairement précisé sous Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés aide-soignant), cette mesure est déjà conforme et pérenne. Le logiciel ICMS est disponible en français et en anglais et propose à l’utilisateur dès l’entrée le choix de la langue, ce qui veut dire que le choix de la langue est sélectionné par le candidat dès le début du processus d’application. Les contrats de travail individuels pour les aides-soignants sont conformes puisque disponibles dans les deux langues. Un mécanisme est également en place afin d’assurer la pérennité de cette mesure. (Voir PDF 1 – Contrat aide-soignant.)

Concernant Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés corporatifs/corps d’emploi), nous réitérons que cette mesure est déjà conforme et pérenne.   Tous les contrats de travail individuels sont conformes et envoyés simultanément en deux langues distinctes par défaut en français et en anglais lorsque le choix de l’une ou l’autre langue n’a pas été proposé. Lorsque la communication avec la personne concernée est exigée en anglais, l’accord est rédigé en anglais à la demande expresse du demandeur. Ce qui est conforme avec la CLF. Un mécanisme est également en place afin d’assurer la pérennité de cette mesure. (Voir PDF 2 – Contrat corporatif-corps d’emploi.)

Remarque : La CLF n’interdit pas de livrer les contrats dans les deux langues. La CLF exige seulement que le contrat soit rédigé (au moins) en français et non que le contrat soit EXCLUSIVEMENT ou UNIQUEMENT rédigé en français. Tout ce qui est en français peut aussi être dans une autre langue en vertu de l’article 89 : Dans les cas où la présente loi n’exige pas l’usage exclusif de la langue officielle, on peut continuer à employer à la fois la langue officielle et une autre langue.

En conclusion, cette mesure est déjà conforme et pérenne, nous avons toutefois apporté plus de précision à notre explication afin de nous assurer que vous comprenez bien que cette mesure ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme parce que celle-ci est conforme.

3.      Définir les postes qui demandent la connaissance d’une autre langue que le français. (page 9)
Votre commentaire : L’entreprise a fourni une liste de l’ensemble des postes de l’entreprise pour lesquels la connaissance d’une autre langue que le français est exigée, mais elle n’a pas démontré qu’elle a restreint le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance d’une autre langue que le français. Proposition : s’engager lors de la publication d’une offre d’emploi ou de la création d’un nouveau poste à :  Évaluer le besoin d’exiger la connaissance d’une autre langue que le français et le niveau requis pour chaque poste.  Restreindre le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français. Avant d’exiger la connaissance d’une autre langue à un ou des poste(s) à doter, s’assurer que les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel étaient insuffisantes pour l’accomplissement des tâches visées.
Notre réponse : Un rappel que notre entreprise offre de l’assistance à domicile aux personnes âgées et vulnérables au moyen d’aides-soignantes résidentes assistées à distance par des équipes de soins. Le travail du personnel au domicile d’une clientèle de personnes âgées facilite l’accomplissement d’une foule d’activités de la vie quotidienne de nature non médicale. Ce concept de franchise importé de Californie est bien connu et adopté par les milieux anglophones, c’est pourquoi l’interaction au Québec se fait surtout avec une clientèle majoritairement anglophone qui souvent ne parle pas le français et qui a le droit de recevoir des services dans sa langue. Le travail s’apparente à ce que font les CSSS au public, mais appliqué par une entreprise privée à ses clients qui payent pour ces services.

L’article 46.1 dit aussi que cet exercice ne doit pas faire en sorte de créer une réorganisation déraisonnable dans l’entreprise. Avez-vous réfléchi à ce que signifierait pour nous une réduction des postes nécessitant l’utilisation d’une autre langue? La conséquence serait une diminution des services auprès de notre clientèle principalement anglophone qui a droit à ces services, et ce droit est inscrit dans d’autres lois. La Charte n’empêche pas les anglophones de recevoir des services dans leur langue, mais une application irréfléchie et trop restrictive de la Charte peut mener à une discrimination envers les clients anglophones et envers le personnel bilingue. Ce ne devrait pas être le but recherché ici ni l’impact d’une interprétation déraisonnable de la loi.

Donc nous réitérons que cette mesure est sans objet, car tous nos postes et tous nos flux de communication ont fait l’objet d’une étude qui démontre la nécessité du fonctionnement linguistique actuel de notre entreprise et elle tient compte en outre des changements internes de l’entreprise et du profil de nos clients qui sont très majoritairement anglophones. Un mécanisme est déjà en place afin de maintenir la liste définissant les postes ainsi que, le cas échéant, les nouveaux postes, qui requièrent la connaissance d’une autre langue que le français pour l’accomplissement des tâches/projets. Tous les postes chez HCA-ASDM requièrent une maîtrise de l’anglais pour répondre à notre clientèle majoritairement anglophone qui ne parle pas le français et qui a le droit d’être servie dans sa langue. La nécessité de fonctionner en anglais est justifiée et ne devrait pas faire l’objet d’une telle préoccupation de la part de l’Office.

Nous reconfirmons également que nous sommes en mesure de servir nos clients francophones en français lorsque l’occasion se présente. Nous sommes également en mesure de répondre en tout temps à nos fournisseurs au Québec en français.  Nous ne comprenons pas ce qui justifie les retards à faire accepter notre programme, sinon une évidente incompréhension.

Par ailleurs, la connaissance du français est requise pour les postes administratifs situés en permanence au Québec afin que leur titulaire puisse communiquer au besoin avec leurs collègues et les fournisseurs au Québec. Dès que notre programme de francisation sera approuvé, des cours de français seront offerts à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français. Les engagements à mettre en œuvre dans notre programme visant l’affichage de postes à pourvoir au Québec se trouvent déjà à la section Offres d’emploi (articles 41, 42 et 46).

En conclusion, nous n’avons pas besoin de reformuler la mesure sous Exigence de la connaissance d’une autre langue que le français (articles 46 et 46.1), car elle est déjà conforme et pérenne et celle-ci ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme.

4.      Contrat de consentement (client) (page 15)
Votre commentaire : Dans tous les cas, la version française d’un contrat d’adhésion doit être remise à la clientèle au Québec. Est conforme à la Charte le fait de transmettre simultanément en français et dans une autre langue les contrats d’adhésion. Même si une personne souhaite être servie dans une autre langue que le français, la version française du contrat d'adhésion doit lui être remise, elle peut être accompagnée d'une version dans une autre langue. Nous vous proposons d'ajouter la mesure suivante : transmettre simultanément la version française et anglaise des contrats d’adhésion à la clientèle du Québec.
Notre réponse : C’est votre interprétation très personnelle de l’article 55 de la CLF. Le contrat en français doit exister, c.-à-d. être rédigé en français. Logiquement, le contrat en français doit être offert. Ça ne veut pas dire qu’il doit être transmis, surtout si, après qu’on l’eut offert, toutes les parties veulent qu’il soit rédigé dans une autre langue. Nos contrats de consentement sont disponibles en français et en anglais et sont remis par défaut dans les deux langues lorsque la langue des clients n’est pas mentionnée (ce qui n’arrive jamais), car nous connaissons dès le départ la langue de préférence de nos clients et nous la respectons. Par ailleurs, nous respectons aussi la CLF, car si l’accord est disponible en français et en anglais et que le choix de l’une ou l’autre langue a été proposé, cet accord peut être rédigé et remis en anglais seulement à la demande expresse des parties. (Voir PDF 3 – Contrats de consentement du client (avec et sans engagement de soins).)

En conclusion, cette mesure est déjà conforme et pérenne et ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme parce que celle-ci est conforme.

5.      Cours de français (page 16)
Votre commentaire : Avec ces affirmations, il paraît évident que l’entreprise devra proposer d’autres mesures pour favoriser l’apprentissage du français. On peut penser à des méthodes d’apprentissage adapté, telles que l’autoformation, les ateliers de communications, les jumelages linguistiques et les logiciels d’apprentissage du français. Proposition: Ajouter des mesures pour favoriser l'apprentissage du français comme: Mettre à la disposition du personnel des logiciels d'apprentissage du français. Organiser des ateliers de communications et du jumelage linguistique.
Notre réponse : En septembre 2023, nous avons mis en place une politique linguistique d’apprentissage du français canadien confirmant que le français est la langue officielle du Québec et qu’il est préférable de communiquer avec les clients, les soignants, les collègues et les fournisseurs dans la langue officielle. À même cette politique des cours de français sont proposés à tous les employés résidant au Québec. Tout en respectant, bien sûr, la langue choisie par nos clients.

Celle-ci a été créée à partir des ressources offertes par le gouvernement du Québec qui offre une variété de lieux et de cours pour ceux qui désirent apprendre le français. Les ressources varient selon que l’apprenant est né au Canada, qu’il a immigré au Québec ou qu’il vit au Québec pour y travailler. Les pages Web énumérées dans notre document mettent en évidence le temps de traitement potentiel nécessaire pour l’inscription avant que l’apprentissage/les cours ne puissent commencer. À même cette politique nous faisons également la promotion de ressources d’apprentissage supplémentaires pour les employés qui en font la demande.

Comme les aides-soignants sont en permanence sur le terrain pour offrir quotidiennement à une clientèle de personnes âgées des soins à domicile qui leur assurent le bien-être, le confort et la sécurité dont elles ont besoin, les horaires ne permettent pas toujours la flexibilité pour participer aux cours de français durant les heures de travail ainsi qu’après les heures de travail. Ce défi combiné avec un plus grand, soit que le travail du personnel au domicile se réalise auprès de personnes âgées majoritairement anglophones qui ne parlent pas le français et qui ont le droit de recevoir des services dans leur langue, ne favorise pas l’apprentissage du français des aides-soignants.

L’entreprise a l’obligation d’offrir des cours de français à son personnel, mais il appartient aux employés de décider s’ils veulent apprendre le français, et ce, dans le contexte des ressources qui sont mises à leur disposition. Nous leur proposons des cours de français et nous les incitons à les suivre. Ils ont le droit de refuser de l’apprendre parce que la loi ne les oblige pas à utiliser le français au travail et la constitution canadienne leur donne le droit de choisir la langue dans laquelle ils veulent s’exprimer, même au travail. Il ne faut pas oublier notre contexte d’affaires dans lequel nos employés doivent travailler. Selon notre compréhension de la loi, les entreprises au Québec n’ont pas l’obligation absolue de travailler en français.

Nous espérons que vos attentes envers nous à ce sujet ne sont pas que nous nous engagions à ce que tous nos employés apprennent le français alors que ce résultat ne relève pas de notre ressort ce qui serait déraisonnable et contradictoire avec vos propos suivants :  Concernant les éléments soulevés dans le courriel suivant, je tiens à préciser que la Charte ne vous empêche pas de servir votre clientèle dans une autre langue que le français. Aucune demande de la part de l’Office n’a été faite en ce sens. La Charte prévoit que les entreprises respectent le droit de la clientèle d’être servi en français, mais peuvent aussi le faire dans une autre langue.

Nous estimons que dans ce contexte, nos efforts sont plus que suffisants pour inciter nos employés à utiliser les outils et ressources offerts par le gouvernement proposé dans notre politique en vigueur. C’est là notre véritable obligation. (Voir PDF 4 – Politique d'apprentissage du français canadien.)

Étant donné ce propos : Avec ces affirmations, il paraît évident que l’entreprise devra proposer d’autres mesures pour favoriser l’apprentissage du français. On peut penser à des méthodes d’apprentissage adapté, telles que l’autoformation, les ateliers de communications, les jumelages linguistiques et les logiciels d’apprentissage du français. Nous avons précisé plus clairement nos explications afin de refléter l’ensemble de nos actions proactives visant cette mesure ainsi que les impératifs des réalités de notre quotidien.

6.      Procédures de travail (page 20)
Votre commentaire : Rendre disponibles en français les documents et les outils de travail n’est pas suffisant pour atteindre les objectifs de la Charte. Il faut aussi prévoir des mesures pour encourager l’utilisation des versions françaises. Proposition : ajouter cette mesure : promouvoir l’utilisation des versions françaises des documents et outils de travail dans le but de généraliser leur utilisation en français.
Notre réponse : L’entreprise n’a pas l’obligation absolue de travailler en français, malgré ce que vous pouvez en penser. L’employeur a l’obligation de mettre à la disposition de ses employés les moyens pour qu’ils puissent le faire. Relisez tous les articles du chapitre sur la francisation des entreprises, notamment l’article 141, et vous verrez que, nulle part dans cette section, il n’est dit en toutes lettres que les entreprises ont l’obligation de travailler en français. Si c’était le cas, ce serait absurde parce qu’une entreprise est constituée de personnes et que sans la volonté de ces personnes, l’entreprise ne peut rien réaliser par elle-même. Ainsi, tous les moyens pris par l’employeur sont vides de sens et d’effet si les employés ne veulent pas travailler en français parce que, nulle part dans la Charte, il n’est dit que les employés ont l’obligation de travailler en français. Ils ont en outre le droit constitutionnel de s’exprimer dans la langue de leur choix, ce qui fait qu’aucun employeur ne peut forcer quiconque à fonctionner dans une langue plutôt que dans une autre. Aucune mesure d’incitation ne fera en sorte qu’un anglophone par exemple préférera travailler en français plutôt que dans sa langue avec des clients principalement, sinon très majoritairement, anglophones. Et il serait pour le moins inapproprié qu’un employé francophone s’adresse uniquement en français à un client anglophone, en faisant prévaloir son droit de travailler en français sur celui du client de recevoir des services en anglais. Le bon sens et le respect des uns et des autres doivent prévaloir en toutes circonstances.

Conclusion, vos recommandations sont irréalistes et inapplicables et ne sont pas prescrites dans la CLF. Nous ne souhaitons pas reformuler notre programme avec cette demande. Notre engagement est complet et conforme à nos obligations tout comme le témoignent plusieurs autres dossiers certifiés par l’Office. Par ailleurs, aucun francophone n’est lésé dans ses droits dans notre entreprise.

7.       Notes de soins (p. 21)
Votre commentaire : Lors de la visite en entreprise faite le 13 avril 2023, l'entreprise a affirmé que les notes de soins étaient traduites en français pour la clientèle francophone, mais pas pour le personnel. L'entreprise doit démontrer qu'elle fourni maintenant une version française des notes de soins à tout employé qui en fait la demande et qu'elle a informé les membres de son personnel de leur droit de demander la version française ou s'engager à le faire. Proposition : Transmettre à l'Office un document démontrant que le personnel est informé de son droit de demander une version française des notes de soin ou ajouter ces mesures dans le programme: Fournir une version française des notes de soins à tout employé qui en fait la demande. S'assurer que les membres du personnel sont informés de leur droit de demander la version française des notes de soin (par exemple par l'ajout d'une inscription dans le gabarit de note de soin et dans le guide d'accueil de l'employé)
Notre réponse : Comme mentionné dans notre courriel du 6 février dernier, notre entreprise a vécu plusieurs changements internes, entre autres, visant les notes de soins.   En début janvier, l’entreprise a pris un virage numérique afin de réduire la bureaucratie et le risque de la perte de documents hautement confidentiels, ce qui veut dire que notre formulaire de notes de soins qui était utilisé et disponible en français et en anglais n’existe plus et n’est plus utilisé.   Ce formulaire avait été créé pendant la période de la COVID et était efficace à ce moment, mais ne l’est plus maintenant.

Les notes de soins sont maintenant effectuées par textos seulement et rédigées par l’employé dans la langue de son choix, en tout respect des lois existantes.   Ces textos sont automatiquement envoyés à partir de l’application portail ClearCare, dont le fournisseur est WellSky qui offre une technologie à la pointe du mouvement pour des soins intelligents et coordonnés dans le monde entier, car ses logiciels, analyses et services de pointe permettent d’obtenir de meilleurs résultats et de réduire les coûts pour les parties prenantes à travers le continuum des soins de santé et des soins communautaires. Dans l’environnement actuel des soins basés sur la valeur, ce logiciel aide les prestataires, les payeurs, les systèmes de santé et les organisations communautaires à résoudre des problèmes difficiles, à améliorer la collaboration pour la croissance, à exploiter la puissance de l’analyse des données et à obtenir de meilleurs résultats en reliant davantage les soins cliniques et sociaux.

En revanche, et ce comme vous le savez déjà, ClearCare n’est pas disponible en français. Le fait que toute l’information de nos dossiers patients/clients est dorénavant toute documentée, sauvegardée et est logée sur une application native conçue exclusivement pour un système d’exploitation spécifique offrant de meilleures performances et une expérience utilisateur plus transparente est un avantage considérable dans notre domaine d’activité, inégalé en français. Malheureusement, cette application ne permet pas l’insertion d’outils de traduction automatique afin de traduire les informations (gabarit ainsi que les contenus qui sont entrés en anglais par les utilisateurs et clients anglophones). Toutefois, nos employés francophones sont en mesure d’écrire du contenu en français dans le système.   Nous n’avons pas de règles internes qui demandent à nos employés d’écrire le contenu en anglais seulement.   Les contenus sont donc écrits selon la langue du choix de l’employé et/ou du patient/client. De plus, nous avons déjà mis en place des passerelles linguistiques pour les employés francophones afin de répondre à leur droit de lire et de comprendre en français les informations de soins qui seraient entrées en anglais.

Les notes de soin qui sont écrites par textos dans la langue du choix de l’employé sont automatiquement documentées et enregistrées par l’employé dans la langue de son choix, mais, lorsqu’elles sont destinées au client et à ses mandataires, elles sont rédigées dans la langue demandée par les personnes autorisées (nos clients, les familles des ainés qui se trouvent très souvent à l’extérieur du Québec). Nous sommes en mesure de fournir des notes de soin pour nos clients francophones. Lorsque la langue de nos clients est inconnue et non demandée (ce qui est très rare), ces notes sont rédigées par défaut en français. Les clients doivent se connecter au « portail familial » et accéder eux-mêmes aux notes. Le portail est en anglais, mais les notes elles-mêmes sont en français si le soignant est francophone.

Toutefois, nous tenons à être très transparents sur nos réalités. Les outils de traduction sur l’application native ne permettent pas les fonctionnalités des outils de traduction comme le permettent les portables ou les ordinateurs de bureau. Malheureusement, les soignants n’utilisent pas des portables ou des ordinateurs de bureau, mais strictement leurs téléphones cellulaires avec l’application native ClearCare.

À la suite de ce virage numérique, nous avons modifié le contenu des mesures suivantes à notre programme :
-        Politique d’embauche et de mutation (voir page 18).
-        ClearCare (notes de soins maintenant digitales) – logiciels disponibles en anglais seulement (voir page 21).

Remarque : Nos clients étant majoritairement anglophones, ces notes de soins sont plus souvent écrites en anglais par le rédacteur qui a le droit de le faire en vertu de la loi et afin de répondre aux choix de la langue de nos clients. Advenant qu’une personne autorisée francophone demande de consulter le dossier*, une passerelle linguistique est en place afin d’effectuer une traduction verbale et une copie de l’extrant peut être traduite ensuite sans difficulté. Donc il n’y a pas d’enjeu.

Par ailleurs, nul n’est tenu d’imprimer les notes de soins, sans y être autorisé, car cela n’est pas conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) à laquelle nous nous conformons comme entreprise même en sol canadien, dont l’équivalent canadien est la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (en anglais, PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act), et poserait un problème de confidentialité.

Ces notes de soin numériques sont de toute façon protégées par le secret professionnel. Nous nous retrouvons dans la situation des établissements de santé et de services sociaux (ex. CSSS) du gouvernement, cabinet médical privé) pour lesquels s’applique l’article 27 que nous respectons :
27. Dans les services de santé et les services sociaux, les pièces versées aux dossiers cliniques sont rédigées en français ou en anglais à la convenance du rédacteur. Toutefois, il est loisible à chaque service de santé ou service social d’imposer que ces pièces soient rédigées uniquement en français. (Ceci s’applique aux établissements du gouvernement.)
À la demande de toute personne autorisée à obtenir ces pièces, un service de santé ou un service social doit, dans les plus brefs délais et à ses frais, fournir le résumé, rédigé en français, d’un dossier clinique de même que la version française de toute pièce versée au dossier qui comporte un renseignement en anglais. (Ceci s’applique à tout service de santé qu’il soit privé ou public.)

Extrait texte de la loi sur les services santé et sociaux S-4.2 article 15 qui confirme que nous sommes en conformité :
15. Toute personne d’expression anglaise a le droit de recevoir en langue anglaise des services de santé et des services sociaux, compte tenu de l’organisation et des ressources humaines, matérielles et financières des établissements qui dispensent ces services et dans la mesure où le prévoit un programme d’accès visé à l’article 348. Loi sur les services de santé et les services sociaux. S-4.2

Lettre de conformité au processus de francisation (échéance 30 juin 2025)
Voir notre nouvelle requête envoyée par courriel séparé aujourd’hui.

En terminant, au cas où une autre version de notre programme serait encore requise (Projet 5), nous vous demandons respectueusement de bien vouloir nous préciser clairement (à partir du projet 4) en quoi les éléments de notre Projet 4 ne sont toujours pas acceptables pour vous, en tenant compte des précisions et des preuves que nous vous avions déjà fournies et de notre contexte d’affaires. Nous vous prions donc dans votre réponse de joindre également les recommandations présentées.
Nous vous remercions à l’avance pour votre collaboration habituelle.
Cordialement,


Chantal Larouche
Directrice de la francisation
Pour : Timothy Thomas
Directeur des opérations (ASDM-HCA [TheKey])

.
4464, rue sainte-Catherine Ouest,
Westmount, QC  H3Z 1R7
[cid:image055.png@01DC39C4.4528D770]
thekey.ca<http://thekey.ca/>
Téléphone : 514 907-5065

De: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Fri, Aug 1, 2025 at 3:30 PM
Objet: RE: Votre lettre de Préavis refus Projet 4 PF (ASDM-HCA [TheKey])
A: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
Cc: nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com> <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

Nous accusons réception du courriel plus bas.

Pour vous aider dans la préparation d’un nouveau projet de programme de francisation, nous vous invitons à tenir compte des commentaires et des suggestions de mesures que l’Office vous a transmis le 18 décembre 2024.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en discuter, je reste à votre entière disposition.

Mes sincères salutations,



Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
Office québécois de la langue française
276, rue Saint-Jacques, bureau 400
Montréal (Québec)  H2Y 1N3
Téléphone : 514 617-2992
oqlf.gouv.qc.ca<http://oqlf.gouv.qc.ca/>

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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>>
Envoyé : 23 juillet 2025 15:07
À : Sarah.Boudreau@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:Sarah.Boudreau@oqlf.gouv.qc.ca>
Cc : Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; Steve Koyanagi <skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>>; Nikita Moreau <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Objet : Votre lettre de Préavis refus Projet 4 PF (ASDM-HCA [TheKey])

Référence : 6441 7991

Madame Boudreau,

Par la présente, nous accusons réception de la lettre intitulée Préavis de refus d’approbation du programme de francisation datée du 23 juin 2025 et reçue par messagerie à nos bureaux le 27 juin 2025 alors que le courriel daté du 16 juin dernier adressé directement par Monsieur Thomas à notre conseillère Madame Bélanger est demeuré sans réponse.

Tout d’abord, sachez qu’il est immensément regrettable que nous soyons toujours en discussion de notre programme de francisation depuis le 4 octobre 2023 et en attente d’approbation de notre programme de francisation version 4 (veuillez noter que nous en sommes à notre quatrième version et non, comme stipulé dans votre lettre, au deuxième projet).

Se pourrait-il qu’il y ait eu erreur sur la version du projet présenté aux membres du conseil de l’Office lors de la réunion du 3 juin dernier ? Nous nous questionnons, car notre Projet 4 est pourtant complet et respecte nos obligations à la Charte de la langue française ainsi que les réalités liées à notre contexte d’affaires. Nous avons pris en considération certaines des recommandations reçues de notre conseillère afin de reformuler quelques engagements dans la mesure du possible, et nous vous avons également fourni des précisions additionnelles afin de mieux vous aider à comprendre notre dossier. Par ailleurs, nous vous avons fourni les documents qui prouvent que des éléments soulevés sont en conformité :
Voir PDF 1 – Contrat aide-soignants ;
Voir PDF 2 – Contrat corporatif-corps d’emploi ;
Voir PDF 3 – Contrats de consentement du client (avec et sans engagement de soins.
Nous avons même mis en place une politique d’apprentissage du français canadien (voir PDF 4), qui vous avait également été fournie en février dernier.

En tout respect, lorsque vous affirmez que les mesures proposées concernant la connaissance du français et celles relatives à l’utilisation du français dans notre entreprise ne sont pas suffisantes, vous avez l’obligation de nous expliquer clairement en quoi elles ne le sont pas et de quelles façons elles le seraient autrement, tout en respectant notre contexte d’affaires. Ce n’est pas le cas, et cela nous apparaît être pourtant à la racine de la confusion actuelle, bien qu’on nous prétende que l’Office est en mesure de nous accompagner. Pourriez-vous svp nous préciser les modifications significatives que vous évoquez et en quoi les échéances proposées dans notre Projet 4 vous sont inacceptables. Pourriez-vous nous éclairer sur la manière de généraliser l’utilisation du français dans une entreprise qui doit fonctionner en anglais au quotidien avec sa clientèle principalement anglophone ?

Nous estimons que le traitement que nous subissons est inéquitable, car depuis le tout début nous fournissons des explications claires et étoffées de notre compréhension de la loi dans le contexte d’affaires qui est le nôtre, c’est-à-dire où la présence de l’anglais est nécessaire auprès d’une clientèle vulnérable et très majoritairement anglophone dans le respect du choix de la langue d’exercice effectué légalement par nos employés. Tous nos clients, fournisseurs et employés peuvent communiquer avec nous en français et vice versa. Où est le problème très exactement ?

Nous avons l’impression que l’Office cherche à limiter les droits acquis de nos patients anglophones à recevoir des services dans leur langue et ceux de nos employés à s’exprimer dans la langue de leur choix, en tentant de nous forcer à fonctionner principalement en français. Ce n’est pas possible de le faire sans brimer les droits constitutionnels de nos interlocuteurs. Si la Charte de la langue française donne le droit à nos employés de travailler en français, elle ne les oblige cependant pas à le faire en toutes circonstances, surtout avec nos clients anglophones qui, s’ils ont le droit d’être servis en français, ont aussi le droit d’être servis et de s’exprimer dans la langue de leur choix. Ce n’est pas conflictuel, selon nous, avec la Charte de la langue française, bien que cela semble l’être pour l’Office. D’ailleurs, nous souhaitons savoir en quoi cela le serait.

Advenant que ce soit bien le Projet 4 daté de février dernier qui ait été présenté aux membres, tout en prenant en considération tous les documents et preuves qui avaient été fournis en appui, nous réitérons notre demande faite à plusieurs reprises de recevoir les recommandations qui ont été présentées aux membres et/ou qui ont été faites lors de la présentation de nos projets. Nous pourrions peut-être y trouver les causes de notre différend et être en mesure de nous expliquer mutuellement. Il semble qu’il y a un manquement dans la présentation de notre dossier et sur l’interprétation de l’application de l’article 46.1 de la Charte. Nous faisons partie des cas d’exception, car nous avons, au Québec, une clientèle presque entièrement anglophone qui a le droit, dans les lois québécoises et dans la constitution, de s’exprimer et de recevoir des services dans sa langue. Nous avons déjà en place un processus qui respecte l’article 46.1.

Le mécanisme mis en place permet de maintenir la liste définissant les postes, ainsi que, le cas échéant, les nouveaux postes qui requièrent la connaissance d’une autre langue que le français pour l’accomplissement des tâches/projets. Tous les postes chez HCA-ASDM requièrent une maîtrise de l’anglais pour répondre à nos clients majoritairement anglophones dont plusieurs ne parlent pas le français, et qui ont le droit d’être servis dans leur langue. La nécessité de fonctionner en anglais est justifiée et ne devrait pas faire l’objet d’une telle préoccupation de la part de l’Office. Nous reconfirmons également que nous sommes en mesure de servir nos clients francophones en français lorsque l’occasion se présente. Nous sommes également en mesure de répondre en français en tout temps à nos fournisseurs au Québec et nos mesures de francisation permettent à tous nos employés de travailler en français lorsque la situation le permet. Alors, qu’est-ce qui ne va pas ?

Nous ne comprenons pas ce qui justifie un préavis de refus d’accepter notre programme, sinon une évidente incompréhension de la Charte et de son application. Cette incompréhension est peut-être mutuelle ? Nous ne demandons qu’à comprendre. Par ailleurs, au cas où vous émettriez une ordonnance contre nous en vertu de 177, puisque vous prenez la peine de le préciser dans votre lettre, nous vous précisons que, en vertu de l’article 181 de la Charte de la langue française, invoquer l’article 182,1 o devant le tribunal administratif du Québec devrait infirmer une telle ordonnance. Nous avons de part et d’autre intérêt à nous épargner de telles démarches et à nous comprendre afin que nous puissions enfin investir nos ressources et notre temps dans l’application des mesures de notre programme et non dans des négociations stériles.

En terminant, au cas où une autre version de notre programme serait encore requise (Projet 5), nous vous demandons respectueusement de bien vouloir nous préciser clairement en quoi les éléments de notre Projet 4 ne sont toujours pas acceptables pour vous, en tenant compte des précisions et des preuves que nous vous avions déjà fournies et de notre contexte d’affaires. Nous vous prions donc dans votre réponse de joindre également les recommandations présentées. Nous souhaitons avoir avec vous une discussion éclairante.

Nous vous remercions à l’avance pour votre collaboration habituelle.

Cordialement,



Chantal Larouche
Directrice de la francisation

Pour : Timothy Thomas
Directeur des opérations (ASDM-HCA [TheKey])

.
4464, rue sainte-Catherine Ouest,
Westmount, QC  H3Z 1R7
[cid:image055.png@01DC39C4.4528D770]
thekey.ca<http://thekey.ca/>
Téléphone : 514 907-5065


De : Timothy Thomas tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>
Envoyé : Monday, June 16, 2025 10:34 AM
À : Bélanger Geneviève gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>
Cc : Chantal Larouche Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>; Nikita Moreau nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>
Objet : Suivi

Bonjour Mme Bélanger,

J’espère que ce message vous trouve bien.

Je me permets de vous écrire afin d’obtenir une mise à jour concernant notre dossier de franchisation en cours auprès de l’Office québécois de la langue française. Nous approchons de l’échéance de notre lettre actuelle de conformité, qui arrive à terme à la fin juin, et souhaiterions nous assurer de demeurer pleinement conformes à toutes les exigences linguistiques applicables.

Pourriez-vous, s’il vous plaît, nous faire part de l’état d’avancement de notre projet ainsi que nous transmettre une version mise à jour de la lettre de conformité?

Nous vous remercions à l’avance pour votre collaboration et restons disponibles pour toute information complémentaire.

Merci,

Tim Thomas


From: Boisclair Louise <lboiscla@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:lboiscla@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Thu, Mar 27, 2025 at 5:26 PM
Subject: RE: Réponse lettre Suivi concernant le courriel transmis à l’Office le 18 février 2025 (ASDM-HCA (TheKey))
To: tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com> <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
CC: nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com> <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour,


J’accuse réception du courriel ci-dessous et de votre lettre du 19 mars 2025. Comme mentionné dans notre lettre du 6 mars 2025, nous avons bien reçu la nouvelle proposition de projet de programme de l’entreprise Assistance et soins à domicile (Montréal) inc. ayant pour titre « Projet 4 Programme de francisation (ASDM-HCA (TheKey)) ». Nous vous réitérons que ce projet de programme est en cours d’analyse et vous serez informés lorsqu’une décision aura été rendue à ce sujet.


Par ailleurs, concernant vos propos suivants « … sans approbation de programme, nous sommes empêchés d’obtenir des contrats gouvernementaux. », je vous rappelle que l’Office vous a fait parvenir, le 21 février 2025, une lettre relative au processus de francisation de l’entreprise Assistance et soins à domicile (Montréal) inc. vous indiquant de joindre ce document à vos offres de service ou à vos demandes de subvention auprès d’un organisme de l’Administration.

Vous pouvez compter sur l’Office pour poursuivre son accompagnement auprès de votre entreprise dans sa démarche de francisation.

Cordialement,

Louise Boisclair
Directrice

Direction de la francisation des entreprises de l’agglomération de Montréal
Office québécois de la langue française
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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>>
Envoyé : 20 mars 2025 14:38
À : Boisclair Louise <lboiscla@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:lboiscla@oqlf.gouv.qc.ca>>
Cc : Malack Dominique <dmalack@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:dmalack@oqlf.gouv.qc.ca>>; ministre@mlf.gouv.qc.ca<mailto:ministre@mlf.gouv.qc.ca>; benoit.dubreuil@clf.quebec<mailto:benoit.dubreuil@clf.quebec>; Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>; Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>; skoyanagi@thekey.com<mailto:skoyanagi@thekey.com>
Objet : Réponse lettre Suivi concernant le courriel transmis à l’Office le 18 février 2025 (ASDM-HCA (TheKey))

Numéro de dossier : 6441 7991

Bonjour,

Veuillez prendre connaissance de la lettre ci-jointe signée par M. Thomas et Mme Moreau en réponse de votre lettre jointe également.

Cordialement,



Chantal Larouche, directrice de la francisation (ASDM-HCA (TheKey))

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

From: Moutaouakkil Meryem <mmoutaou@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:mmoutaou@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Fri, Mar 7, 2025 at 9:13 AM
Subject: Suivi concernant le courriel transmis à l’Office le 18 février 2025
To: tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com> <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>, nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com> <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>
Cc: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>

[cid:image034.jpg@01DC39C4.27499820]
Bonjour,

Veuillez prendre connaissance de la lettre ci-jointe.

Cordialement,


Meryem Moutaouakkil
Technicienne en administration

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
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From: Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Date: Fri, Feb 21, 2025 at 9:01 AM
Subject: RE: Projet 4 Programme de francisation (ASDM-HCA (TheKey))
To: Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>
CC: nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com> <nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>>

[Image supprimée par l'expéditeur.]
Bonjour Monsieur Thomas,

J’accuse réception du courriel plus bas.

Comme demandé, vous trouverez en pièce jointe la lettre relative au processus de francisation.

Mes sincères salutations,


Geneviève Bélanger
Conseillère en francisation

Direction de la francisation des entreprises
de l’agglomération de Montréal
Office québécois de la langue française
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De : Chantal Larouche <Chantal@GPConceptal.com<mailto:Chantal@GPConceptal.com>>
Envoyé : 18 février 2025 13:26
À : Bélanger Geneviève <gbelange@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:gbelange@oqlf.gouv.qc.ca>>
Cc : Boudreau Sarah <sboudrea@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:sboudrea@oqlf.gouv.qc.ca>>; Malack Dominique <dmalack@oqlf.gouv.qc.ca<mailto:dmalack@oqlf.gouv.qc.ca>>; Timothy Thomas <tt@thekey.com<mailto:tt@thekey.com>>; nmoreau@thekey.com<mailto:nmoreau@thekey.com>
Objet : Projet 4 Programme de francisation (ASDM-HCA (TheKey))
Importance : Haute

SOUS TOUTES RÉSERVES

Référence : 6441 7991

Madame Bélanger,

Pour donner suite à notre courriel du 6 février dernier, accusant réception de votre courriel daté du 23 janvier, adressé à Monsieur Timothy Thomas et de celui du 18 décembre auquel vous avez joint une version annotée de vos commentaires du dernier projet de programme de francisation que nous vous avions transmis.

Il est immensément regrettable que nous soyons toujours dans l’attente de l’approbation de notre programme de francisation et que nous en soyons à notre quatrième version. Nous estimons que le traitement que nous subissons est inéquitable et nous ne nous expliquons pas l’attitude de l’Office alors que nous fournissons des explications claires et étoffées qui expliquent la présence nécessaire de l’anglais auprès d’une clientèle vulnérable et majoritairement anglophone dans le respect du choix de la langue d’exercice effectué légalement par nos employés. Nous sommes prêts à mettre en œuvre des mesures pour que le français continue d’avoir la place légitime qui lui revient dans notre organisation, mais cela doit se faire en tout respect de notre contexte d’affaires. Vous donnez l’impression de chercher à limiter les droits acquis de nos patients anglophones à recevoir des services dans leur langue et à vouloir limiter également le droit de nos employés à s’exprimer dans la langue de leur choix. Si la Charte de la langue française leur donne le droit de travailler en français, elle ne les oblige cependant pas à le faire. Nous travaillons en français lorsque la situation l’exige et nous traitons sur le même pied nos employés, nos fournisseurs et nos patients.  Aucun francophone n’est lésé dans ses droits chez nous et nous considérons donc que vos interventions sont injustifiées.

Par ailleurs, cet énoncé tiré de votre courriel du 18 décembre 2024 nous confirme clairement que vous vous embrouillez dans vos affirmations : Concernant les éléments soulevés dans le courriel suivant, je tiens à préciser que la Charte ne vous empêche pas de servir votre clientèle dans une autre langue que le français. Aucune demande de la part de l’Office n’a été faite en ce sens. La Charte prévoit que les entreprises respectent le droit de la clientèle d’être servi en français, mais peuvent aussi le faire dans une autre langue. Si vous prenez le temps de lire notre programme, très étoffé, vous verrez que nos travailleurs sont en mesure de travailler en français lorsque l’occasion se présente, nos clients ainés francophones sont servis en français en tout temps et nous communiquons en français avec nos fournisseurs francophones.   Tout ce qui est sous notre contrôle pour respecter la CLF pour les travailleurs et consommateurs au Québec est respecté et ce qui n’est pas conforme fait partie de notre programme qui en est à sa 4e version. Ce programme fait l’objet de discussions confuses avec l’Office depuis le 4 octobre 2023 sans que nous comprenions pourquoi et ce qu’on attend de nous.  En outre, vous refusez de nous fournir une lettre de conformité tant que ce projet n’est pas déposé. Cette lettre est importante pour nous, rappelons-le, afin que nous puissions répondre à des appels d’offres pour offrir nos services au Québec.   Cette situation est un abus de droit inacceptable alors que nous n’avons absolument rien fait pour mériter un tel traitement. Des emplois au Québec en dépendent.

Il est clair que vous ne comprenez pas suffisamment notre dossier et que vous n’êtes pas en mesure de bien le représenter auprès des membres de l’Office. Nous vous avions demandé en août 2024 de voir la recommandation que vous alliez présenter pour que nous puissions vous aider à la bonifier et ainsi éviter toute cette perte de temps et cette injustice.

Soyez avisée que suivant ce courriel nous ferons une demande d’accès à l’information afin d’avoir l’heure juste sur votre compréhension de notre dossier. Par ailleurs, sachez que nous souhaitons connaître la procédure de l’Office afin de faire une demande pour que notre dossier soit représenté par un autre conseiller expérimenté connaissant le domaine de la santé afin de vous faire parvenir une demande officielle qui respectera vos procédures en place.

Vos commentaires annotés au Projet 3 de programme de francisation soumis :

Voici quelques précisions concernant :
1.  Documents de formation (rédigés par les fournisseurs externes) pour les employés au Québec (page 6).

Votre commentaire : L’engagement doit permettre de s’assurer d’offrir des formations en français. Le fait de s’engager à demander une version française n’est pas suffisant. Nous vous proposons de reformuler ainsi : s’assurer que les formations externes offertes aux employés du Québec, y compris les documents de formations, sont disponibles en français.
Notre réponse : Selon vous, demander une version française n’est pas suffisant. Malheureusement, vous oubliez que la majorité de nos employés sont anglophones et que la loi ne les oblige pas à travailler en français, elle leur donne le droit de le faire et il leur appartient de le faire ou pas. Notre obligation est donc de prendre les moyens pour que nos employés puissent travailler en français s’ils le désirent et d’exiger qu’ils le fassent lorsque la situation le justifie. Et c’est exactement ce que nous faisons dans la formulation de notre engagement. Nous croyons que notre engagement est de faire en sorte que ces formations qui proviennent de l’extérieur soient disponibles en français, et ainsi, requérir une version en français est essentiel; mais en supposant que ces formations ne soient pas disponibles en français, nous ne pouvons nous engager à les traduire nous-mêmes en français, ce que laisse supposer votre formulation, parce que vous nous inviteriez à contrevenir aux lois en vigueur sur le droit d’auteur. Comme nous avons mis en place des passerelles linguistiques, nous estimons qu’une formation en anglais n’existant pas en français pourrait être traduite verbalement par nos passerelles linguistiques dans ces circonstances, ce qui n’enfreint aucune loi et respecte notre obligation en regard de la Charte de la langue française.

Par ailleurs, le Règlement sur la langue du commerce et des affaires à son article 11 dit ceci : Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature concernant un produit culturel ou éducatif au sens de l’article 2, concernant une activité culturelle ou éducative tels un spectacle, un récital, un discours, une conférence, un cours, un séminaire ou une émission de radio ou de télévision ou faisant la promotion d’un organe d’information, peuvent être rédigés uniquement dans une autre langue que le français si, selon le cas, le contenu du produit culturel ou éducatif est dans cette autre langue, l’activité se déroule dans cette autre langue ou l’organe d’information diffuse dans cette autre langue. Nous croyons donc que les mesures proposées sont suffisantes puisque la loi nous permet de diffuser le contenu des fournisseurs externes dans la langue dans laquelle il est produit.

Nous avons toutefois modifié notre engagement afin de mieux satisfaire la recommandation (voir page 6).


2.      Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés corporatifs) (page 7)
Votre commentaire : Lors de la visite en entreprise faite le 13 avril 2023, il a été démontré que les contrats de travail de tous les corps d’emploi, sauf ceux des aides-soignantes, étaient en anglais seulement. Vous devez démontrer que les contrats de travail des corps d’emploi autre que ceux des aides-soignantes sont en français ou vous engager à les traduire en français. Proposition: Transmettre à l'Office des exemples de contrat de travail en français pour les corps d'emploi autre qu'aide-soignante ou ajouter une mesure dans le programme telle que: Traduire les contrats de travail individuel qui ne sont pas en français.
Notre réponse : Nous sommes surpris de ce retour dans le temps mentionnant des notes prises lors de réunions tenues en mars et en avril 2023 alors que, depuis ces échanges, plusieurs changements ont eu lieu chez HCA, entre autres, un changement de propriétaire et d’image de marque. Comme vous pouvez l’attester à la relecture des courriels que vous avez en dossier, le 26 avril 2023 (suivant votre rencontre) nous vous avions déjà fait parvenir une mise à jour ainsi que les gabarits de nos contrats pour les aides-soignants ainsi que les contrats de travail de tous les corps d’emploi. Nous étions très fiers que la haute direction hors Québec ait corrigé cette situation très rapidement.

Comme clairement précisé sous Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés aide-soignants), cette mesure est déjà conforme et pérenne. Le logiciel ICMS est disponible en français et en anglais et propose à l’utilisateur dès l’entrée le choix de la langue, ce qui veut dire que le choix de la langue est sélectionné par le candidat dès le début du processus d’application. Les contrats de travail individuels pour les aides-soignants sont conformes puisque disponibles dans les deux langues. Un mécanisme est également en place afin d’assurer la pérennité de cette mesure. (Voir PDF 1 – Contrat aide-soignants.)

Concernant Documents ayant trait aux conditions de travail, notamment tout contrat individuel de travail (employés corporatifs/corps d’emploi), nous réitérons que cette mesure est déjà conforme et pérenne.   Tous les contrats de travail individuels sont conformes et envoyés simultanément en deux langues distinctes par défaut en français et en anglais lorsque le choix de l’une ou l’autre langue n’a pas été proposé. Lorsque la communication avec la personne concernée est exigée en anglais, l’accord est rédigé en anglais à la demande expresse du demandeur. Ce qui est conforme avec la CLF. Un mécanisme est également en place afin d’assurer la pérennité de cette mesure. (Voir PDF 2 – Contrat corporatif-corps d’emploi.)

Remarque : La CLF n’interdit pas de livrer les contrats dans les deux langues. La CLF exige seulement que le contrat soit rédigé (au moins) en français et non que le contrat soit EXCLUSIVEMENT ou UNIQUEMENT rédigé en français. Tout ce qui est en français peut aussi être dans une autre langue en vertu de l’article 89 : Dans les cas où la présente loi n’exige pas l’usage exclusif de la langue officielle, on peut continuer à employer à la fois la langue officielle et une autre langue.

En conclusion, cette mesure est déjà conforme et pérenne, nous avons toutefois apporté plus de précision à notre explication afin de nous assurer que vous comprenez bien que cette mesure ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme parce que celle-ci est conforme.


3.      Définir les postes qui demandent la connaissance d’une autre langue que le français. (page 9)
Votre commentaire : L’entreprise a fourni une liste de l’ensemble des postes de l’entreprise pour lesquels la connaissance d’une autre langue que le français est exigée, mais elle n’a pas démontré qu’elle a restreint le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance d’une autre langue que le français. Proposition : s’engager lors de la publication d’une offre d’emploi ou de la création d’un nouveau poste à :  Évaluer le besoin d’exiger la connaissance d’une autre langue que le français et le niveau requis pour chaque poste.  Restreindre le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français. Avant d’exiger la connaissance d’une autre langue à un ou des poste(s) à doter, s’assurer que les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel étaient insuffisantes pour l’accomplissement des tâches visées.
Notre réponse : Un rappel que notre entreprise offre de l’assistance à domicile aux personnes âgées et vulnérables au moyen d’aides-soignantes résidentes assistées à distance par des équipes de soins. Le travail du personnel au domicile d’une clientèle de personnes âgées facilite l’accomplissement d’une foule d’activités de la vie quotidienne de nature non médicale. Ce concept de franchise importé de Californie est bien connu et adopté par les milieux anglophones, c’est pourquoi l’interaction au Québec se fait surtout avec une clientèle majoritairement anglophone qui souvent ne parle pas le français et qui a le droit de recevoir des services dans sa langue. Le travail s’apparente à ce que font les CSSS au public, mais appliqué par une entreprise privée à ses clients qui payent pour ces services.

L’article 46.1 dit aussi que cet exercice ne doit pas faire en sorte de créer une réorganisation déraisonnable dans l’entreprise. Avez-vous réfléchi à ce que signifierait pour nous une réduction des postes nécessitant l’utilisation d’une autre langue? La conséquence serait une diminution des services auprès de notre clientèle principalement anglophone qui a droit à ces services, et ce droit est inscrit dans d’autres lois. La Charte n’empêche pas les anglophones de recevoir des services dans leur langue, mais une application irréfléchie et trop restrictive de la Charte peut mener à une discrimination envers les clients anglophones et envers le personnel bilingue. Ce ne devrait pas être le but recherché ici ni l’impact d’une interprétation déraisonnable de la loi.

Donc nous réitérons que cette mesure est sans objet, car tous nos postes et tous nos flux de communication ont fait l’objet d’une étude qui démontre la nécessité du fonctionnement linguistique actuel de notre entreprise et elle tient compte en outre des changements internes de l’entreprise et du profil de nos clients qui sont très majoritairement anglophones. Un mécanisme est déjà en place afin de maintenir la liste définissant les postes ainsi que, le cas échéant, les nouveaux postes, qui requièrent la connaissance d’une autre langue que le français pour l’accomplissement des tâches/projets. Tous les postes chez HCA-ASDM requièrent une maîtrise de l’anglais pour répondre à notre clientèle majoritairement anglophone qui ne parle pas le français et qui a le droit d’être servie dans sa langue. La nécessité de fonctionner en anglais est justifiée et ne devrait pas faire l’objet d’une telle préoccupation de la part de l’Office.

Nous reconfirmons également que nous sommes en mesure de servir nos clients francophones en français lorsque l’occasion se présente. Nous sommes également en mesure de répondre en tout temps à nos fournisseurs au Québec en français.  Nous ne comprenons pas ce qui justifie les retards à faire accepter notre programme, sinon une évidente incompréhension.

Par ailleurs, la connaissance du français est requise pour les postes administratifs situés en permanence au Québec afin que leur titulaire puisse communiquer au besoin avec leurs collègues et les fournisseurs au Québec. Dès que notre programme de francisation sera approuvé, des cours de français seront offerts à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français. Les engagements à mettre en œuvre dans notre programme visant l’affichage de postes à pourvoir au Québec se trouvent déjà à la section Offres d’emploi (articles 41, 42 et 46).

En conclusion, nous n’avons pas besoin de reformuler la mesure sous Exigence de la connaissance d’une autre langue que le français (articles 46 et 46.1), car elle est déjà conforme et pérenne et celle-ci ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme.


4.      Contrat de consentement (client) (page 15)
Votre commentaire : Dans tous les cas, la version française d’un contrat d’adhésion doit être remise à la clientèle au Québec. Est conforme à la Charte le fait de transmettre simultanément en français et dans une autre langue les contrats d’adhésion. Même si une personne souhaite être servie dans une autre langue que le français, la version française du contrat d'adhésion doit lui être remise, elle peut être accompagnée d'une version dans une autre langue. Nous vous proposons d'ajouter la mesure suivante : transmettre simultanément la version française et anglaise des contrats d’adhésion à la clientèle du Québec.
Notre réponse : C’est votre interprétation très personnelle de l’article 55 de la CLF. Le contrat en français doit exister, c.-à-d. être rédigé en français. Logiquement, le contrat en français doit être offert. Ça ne veut pas dire qu’il doit être transmis, surtout si, après qu’on l’eut offert, toutes les parties veulent qu’il soit rédigé dans une autre langue. Nos contrats de consentement sont disponibles en français et en anglais et sont remis par défaut dans les deux langues lorsque la langue des clients n’est pas mentionnée (ce qui n’arrive jamais), car nous connaissons dès le départ la langue de préférence de nos clients et nous la respectons. Par ailleurs, nous respectons aussi la CLF, car si l’accord est disponible en français et en anglais et que le choix de l’une ou l’autre langue a été proposé, cet accord peut être rédigé et remis en anglais seulement à la demande expresse des parties. (Voir PDF 3 – Contrats de consentement du client (avec et sans engagement de soins).)

En conclusion, cette mesure est déjà conforme et pérenne et ne devrait pas (en réalité) faire partie de notre programme parce que celle-ci est conforme.


5.      Cours de français (page 16)
Votre commentaire : Avec ces affirmations, il paraît évident que l’entreprise devra proposer d’autres mesures pour favoriser l’apprentissage du français. On peut penser à des méthodes d’apprentissage adapté, telles que l’autoformation, les ateliers de communications, les jumelages linguistiques et les logiciels d’apprentissage du français. Proposition: Ajouter des mesures pour favoriser l'apprentissage du français comme: Mettre à la disposition du personnel des logiciels d'apprentissage du français. Organiser des ateliers de communications et du jumelage linguistique.
Notre réponse : En septembre 2023, nous avons mis en place une politique linguistique d’apprentissage du français canadien confirmant que le français est la langue officielle du Québec et qu’il est préférable de communiquer avec les clients, les soignants, les collègues et les fournisseurs dans la langue officielle. À même cette politique des cours de français sont proposés à tous les employés résidant au Québec. Tout en respectant, bien sûr, la langue choisie par nos clients.

Celle-ci a été créée à partir des ressources offertes par le gouvernement du Québec qui offre une variété de lieux et de cours pour ceux qui désirent apprendre le français. Les ressources varient selon que l’apprenant est né au Canada, qu’il a immigré au Québec ou qu’il vit au Québec pour y travailler. Les pages Web énumérées dans notre document mettent en évidence le temps de traitement potentiel nécessaire pour l’inscription avant que l’apprentissage/les cours ne puissent commencer. À même cette politique nous faisons également la promotion de ressources d’apprentissage supplémentaires pour les employés qui en font la demande.

Comme les aides-soignants sont en permanence sur le terrain pour offrir quotidiennement à une clientèle de personnes âgées des soins à domicile qui leur assurent le bien-être, le confort et la sécurité dont elles ont besoin, les horaires ne permettent pas toujours la flexibilité pour participer aux cours de français durant les heures de travail ainsi qu’après les heures de travail. Ce défi combiné avec un plus grand, soit que le travail du personnel au domicile se réalise auprès de personnes âgées majoritairement anglophones qui ne parlent pas le français et qui ont le droit de recevoir des services dans leur langue, ne favorise pas l’apprentissage du français des aides-soignants.

L’entreprise a l’obligation d’offrir des cours de français à son personnel, mais il appartient aux employés de décider s’ils veulent apprendre le français, et ce, dans le contexte des ressources qui sont mises à leur disposition. Nous leur proposons des cours de français et nous les incitons à les suivre. Ils ont le droit de refuser de l’apprendre parce que la loi ne les oblige pas à utiliser le français au travail et la constitution canadienne leur donne le droit de choisir la langue dans laquelle ils veulent s’exprimer, même au travail. Il ne faut pas oublier notre contexte d’affaires dans lequel nos employés doivent travailler. Selon notre compréhension de la loi, les entreprises au Québec n’ont pas l’obligation absolue de travailler en français.

Nous espérons que vos attentes envers nous à ce sujet ne sont pas que nous nous engagions à ce que tous nos employés apprennent le français alors que ce résultat ne relève pas de notre ressort ce qui serait déraisonnable et contradictoire avec vos propos suivants :  Concernant les éléments soulevés dans le courriel suivant, je tiens à préciser que la Charte ne vous empêche pas de servir votre clientèle dans une autre langue que le français. Aucune demande de la part de l’Office n’a été faite en ce sens. La Charte prévoit que les entreprises respectent le droit de la clientèle d’être servi en français, mais peuvent aussi le faire dans une autre langue.

Nous estimons que dans ce contexte, nos efforts sont plus que suffisants pour inciter nos employés à utiliser les outils et ressources offerts par le gouvernement proposé dans notre politique en vigueur. C’est là notre véritable obligation. (Voir PDF 4 – Politique d'apprentissage du français canadien.)

Étant donné ce propos : Avec ces affirmations, il paraît évident que l’entreprise devra proposer d’autres mesures pour favoriser l’apprentissage du français. On peut penser à des méthodes d’apprentissage adapté, telles que l’autoformation, les ateliers de communications, les jumelages linguistiques et les logiciels d’apprentissage du français. Nous avons précisé plus clairement nos explications afin de refléter l’ensemble de nos actions proactives visant cette mesure ainsi que les impératifs des réalités de notre quotidien.


6.      Procédures de travail (page 20)
Votre commentaire : Rendre disponibles en français les documents et les outils de travail n’est pas suffisant pour atteindre les objectifs de la Charte. Il faut aussi prévoir des mesures pour encourager l’utilisation des versions françaises. Proposition : ajouter cette mesure : promouvoir l’utilisation des versions françaises des documents et outils de travail dans le but de généraliser leur utilisation en français.
Notre réponse : L’entreprise n’a pas l’obligation absolue de travailler en français, malgré ce que vous pouvez en penser. L’employeur a l’obligation de mettre à la disposition de ses employés les moyens pour qu’ils puissent le faire. Relisez tous les articles du chapitre sur la francisation des entreprises, notamment l’article 141, et vous verrez que, nulle part dans cette section, il n’est dit en toutes lettres que les entreprises ont l’obligation de travailler en français. Si c’était le cas, ce serait absurde parce qu’une entreprise est constituée de personnes et que sans la volonté de ces personnes, l’entreprise ne peut rien réaliser par elle-même. Ainsi, tous les moyens pris par l’employeur sont vides de sens et d’effet si les employés ne veulent pas travailler en français parce que, nulle part dans la Charte, il n’est dit que les employés ont l’obligation de travailler en français. Ils ont en outre le droit constitutionnel de s’exprimer dans la langue de leur choix, ce qui fait qu’aucun employeur ne peut forcer quiconque à fonctionner dans une langue plutôt que dans une autre. Aucune mesure d’incitation ne fera en sorte qu’un anglophone par exemple préférera travailler en français plutôt que dans sa langue avec des clients principalement, sinon très majoritairement, anglophones. Et il serait pour le moins inapproprié qu’un employé francophone s’adresse uniquement en français à un client anglophone, en faisant prévaloir son droit de travailler en français sur celui du client de recevoir des services en anglais. Le bon sens et le respect des uns et des autres doivent prévaloir en toutes circonstances.

Conclusion, vos recommandations sont irréalistes et inapplicables et ne sont pas prescrites dans la CLF. Nous ne souhaitons pas reformuler notre programme avec cette demande. Notre engagement est complet et conforme à nos obligations tout comme le témoignent plusieurs autres dossiers certifiés par l’Office. Par ailleurs, aucun francophone n’est lésé dans ses droits dans notre entreprise.


7.       Notes de soins (p. 21)
Votre commentaire : Lors de la visite en entreprise faite le 13 avril 2023, l'entreprise a affirmé que les notes de soins étaient traduites en français pour la clientèle francophone, mais pas pour le personnel. L'entreprise doit démontrer qu'elle fourni maintenant une version française des notes de soins à tout employé qui en fait la demande et qu'elle a informé les membres de son personnel de leur droit de demander la version française ou s'engager à le faire. Proposition : Transmettre à l'Office un document démontrant que le personnel est informé de son droit de demander une version française des notes de soin ou ajouter ces mesures dans le programme: Fournir une version française des notes de soins à tout employé qui en fait la demande. S'assurer que les membres du personnel sont informés de leur droit de demander la version française des notes de soin (par exemple par l'ajout d